社内コミュニケーションをはかるためのオフィス設計

2019 11/14

2017年6月27日 2019年11月14日

企業は人間の集まりです。一人一人が高度なスキルを持っていても、それを共有できないのでは宝の持ち腐れともいえるでしょう。また、このような高度情報化社会にあっては、いかにして速やかに情報を共有できるかというのも大事です。社内コミュニケーションを活性化する重要性とその方法について解説しましょう。

社内コミュニケーションを活性化させるメリット

社内コミュニケーションは大きく分けて3つあるといわれています。ヨコのコミュニケーション、タテのコミュニケーション、そして全体的なコミュニケーションです。それぞれどのような流れがあり、活性化させるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

ヨコのコミュニケーション

同期や同僚などとのコミュニケーションです。ヨコのコミュニケーションを活性化することで職場の一体感を育み、組織全体の活力をアップすることが期待できます。研修や若手を集めてプロジェクトチームを結成するジュニアボード制度などを利用して活性化してみるのも一つの方法です。

タテのコミュニケーション

上司や経営層と社員とのコミュニケーションです。従業員が増え多様な年代の社員を抱えるようになると、どうしてもトップは社員の意識を把握できなくなりがちです。中間管理層が上に報告をしない、経営陣が現場に意向を伝えることを怠るといったことが原因でコミュニケーション不全が起きがちです。従業員アンケートやES調査などを行ったり、メンター制度を導入することで改善をはかりましょう。

全体的なコミュニケーション

部署を越えた会社全体の社内コミュニケーションも非常に重要です。最近では全体的なコミュニケーションを活性化するためにITツールを活用する企業も増えています。社内ブログや社内SNSを開設して誰でも個人的な意見を書き込めるようにするというのも良いでしょう。福利厚生としてのリクレーションの機会を設けるのも効果的です。

コミュニケーションを促進するオフィスとは

社内コミュニケーションを活性化させるためには、オフィスの物理的な環境も大事です。第一に風通しが良いことは欠かせません。それにはマグネットスペースが必須といえるでしょう。

マグネットスペースとは、まるで磁石に引き寄せられるように人が自然と集まってくる空間のことです。多くの企業で休憩室や会議室がその機能を果たしているかもしれませんが、必ずしも専用の部屋が必要というわけではありません。たとえば、普段あまり人が来ないようなところにコーヒーサーバーを置けば、無駄になっていた一角を有効活用できるでしょう。共有プリンターの上に社内掲示板を設けるというのも一つの方法かもしれません。

マグネットスペースで交わす会話は「最近忙しい？」程度の軽いものがほとんどでしょう。しかし、ちょっとしたことがきっかけで上司と部下の距離が近づいたり、他の部署の動向を窺うこともできます。社内コミュニケーションを活性化したければ、ぜひマグネットスペースを開設することをおすすめします。

オフィス設計のポイント

社内コミュニケーションが活発なオフィスを設計するには、一つ一つの要素についてあらためて考え直す必要があります。気持ちよくコミュニケーションできる空間を設計するためのポイントとはどのようなものなのでしょうか。

会議室

会議室は会議専用の空間ではなく、多目的に使うことができるスペースと考えましょう。壁ではなく観葉植物をパーティションとして使用するなどして、会議中以外にも誰もが足を運びやすくする工夫も必要です。

デスクの配置

これまでの日本のオフィスでは、一人に一台のデスクを配給し自席が決まっているというのが半ば当たり前でした。しかし、最近では自分の席を決めないフリーデスク方式が人気を集めています。フリーデスクのために開発された長テーブルを配置して、どのスタッフもいつでも自由に使うことができるようにしておきましょう。

天井の高さ

社内コミュニケーションを活性化させるのに以外と重要なのが天井の高さです。たとえば、単位面積当たりの人員が多い職場では、天井が低いと圧迫感が増し、殺伐とした雰囲気に傾きがちです。そうなるとどうしてもコミュニケーションに問題が発生してしまいます。また、逆に人が少なかったり、めいめいが自分の作業に集中しているような職場では、高すぎる天井はお互いの距離をますます遠くしてしまいます。適度に天井が高く、親しみを感じることができるような空間が適切といえるでしょう。

いかがでしたでしょうか。社内コミュニケーションを活性化させるとさまざまなメリットが期待できます。イベントを開催するなどして親睦をはかるのも悪くはありませんが、できれば日々の業務の中で自然な形で活発なコミュニケーションへと導きたいものです。それにはオフィスの物理的な環境に配慮することも大事です。理想の物件に移転することも視野に入れながら検討してみてはいかがでしょうか。