オフィス移転における不動産業者の選択は、オフィス移転に失敗しないためにはとても重要なポイントです。しかし、オフィス移転は滅多にないことですので、どのように業者を決めたら良いかわからないという方も多いことと思います。
ここでは、不動産業者を決定するときの注意点やポイント、不動産業者の業務についてご紹介いたします。
目次
不動産業者選びの注意点・ポイント
業者によっては紹介してもらえない物件があります
まず、一番に注意して欲しいポイントは「全ての物件を紹介できない業者がある」ということです。最近では、仲介手数料無料の不動産業者もありますが、実はこうした業者では紹介できない物件があるのです。一般的な不動産業者は、お客様から仲介手数料、オーナー様から広告料を受け取って運営しています。仲介手数料無料の不動産業者でも当然収益を上げなければならないため、こうした業者が紹介できるのは広告料が付いている物件だけとなります。しかし、広告料のない物件というのは、あえて広告料を払わなくとも入居者が付く優良物件であるということの裏返しでもあり、こうした物件を紹介してもらえないということは大きなデメリットとなります。
また、業者によっては、お客様から仲介手数料をもらいながら、オーナー様から広告料をもらえない物件は紹介せずに、広告料がもらえる物件や自社の管理物件しか紹介しないということもあるので注意が必要です。
オフィス仲介のノウハウのある業者選択
オフィス仲介、移転に関する高いノウハウと組織力、オーナーとの信頼関係をきちんと構築している業者を選ぶことが大事です。
住居賃貸がメインとなる業者に相談した場合、希望条件に則って物件を検索し、提案することしかできません。言ってしまえば自分で調べるのとほとんど変わらない提案内容となります。
また、住居の仲介では申込順が早い（一番手）お客様が契約をできますが、金額が大きくなりがちなオフィス仲介では、敷金額や契約条件などで申込順がひっくり返る事が多くあります。つまりオフィス仲介に慣れていない業者に頼むと、一番手で申し込んでも二番手・三番手の他社に取られてしまう可能性があります。
さらに、オーナーと関係構築が出来ている業者には、入居テナントの移転情報も入る可能性が高く、一般には出回っていない物件情報（未解約情報）も提供してもらえます。
物件情報が豊富な業者選択
オフィス選ぶときに、坪数・エリア・坪単価だけでなく、様々な形態のオフィスから選べれば、より条件に合った物件を探すことができます。「内装造作付き物件」「デザイナーズ物件」「一棟貸物件」、最近注目されている「居抜き物件」。また、レンタルオフィスやサテライトオフィなど豊富な形態の物件情報をもった業者選択をおすすめします。一般的な賃貸オフィスでは実現できなかった条件を、オフィス形態を変えることで可能にできることもあります。
コミュニケーションがとれる業者
新しいオフィスを探し始めるタイミングで、移転要件がはっきり決まっていない場合でも、業者との間に信頼関係があって、密なやり取りができていればできているほど、移転要件が確かなニーズに近づいていき、結果、良い移転につながる可能性が高くなります。そのため、コミュニケーションがうまくとれるかどうかは重要なポイントになります。やり取りのテンポ感や内容の簡潔さ、わかりやすさ、きちんと移転パートナーとしてこちら側の要望をくみ取って動いてくれているか、役に立つアドバイスをくれるのか、ネガティブな情報も正しく伝えてくれるのかなど、気持ち良いやり取りができるかどうかは重要です。
未来を共有できるパートナー
特に大手の不動産業者などでは、過酷な営業ノルマから契約を急ぎ、お客様の満足をないがしろにしてしまう事が多くあります。こちら側の言った要件を聞くだけでなく、次のオフィスでどういう状況までを想定しているのかのすり合わせをしてくれたり、採用のペースだったり、内装に凝るのか凝らないのか（内装にどれくらいの費用が必要か）、立地は本当にそこでないとダメなのか、それはなぜなのか、こういったやり取りの中で、次のオフィスの「現実ライン」に近い理想像が見えてきます。
また、移転をすると組織の規模も増え、新しい課題もでてきます。そんな状況を見越して支援してくれ、アドバイスをくれる、未来を一緒に考えてくれる移転パートナーとなる業者を選ぶことが、オフィス移転成功の鍵となります。
不動産業者の業務
これまでの不動産業者の業務は、依頼された条件にあった物件を紹介、オーナーとの交渉をして、契約するだけでしたが、最近ではオフィス移転に関する総合的なサポートをする業者が増えてきており、またお客様から選ばれています。
オフィス移転では、想像以上に多くの業務が発生し、100項目以上に及びます。通常の業務をこなしながら、なれないオフィス移転をスムーズに成功させるには、いろいろな局面で専門知識を持った人のアドバイスが必要になります。しかし、それぞれの課程で専門業者を選択するのも、また大変な業務となります。そこで、オフィス移転を総合的にサポートする不動産業者が選ばれているのです。
次にオフィス移転パートナーとして不動産業者がサポートしてくれる、一連の移転関連業務の主だった項目あげてみます。
プロジェクト計画⽴案
・移転スケジュールの⽴案
・予算の振り分け（物件予算・内装予算）
移転先オフィス選定アドバイス
・不動産情報の収集、不動産会社へのヒアリング
・現地調査
・設備チェック、共⽤部チェック
・コストバランスチェック
・候補ビルの⽐較検討
・コスト削減提案
・契約内容の確認・交渉
プランニング・レイアウト
・オフィスに関するご要望のヒアリング、移転⽬的の把握
・現オフィスの執務室、会議室、備品、OA機器やサーバ等の利⽤状況調査
・増設設備や配線の確認
・コンセプトの提案、レイアウト図⾯、ゾーニングプラン作成
・既存什器の転⽤提案、新規什器の提案
・インテリア、内装の提案
・コスト削減提案
内装⼯事計画の策定、着工、竣工
・作業条件、⼯事規則確認
・全体概算予算作成
・⼯事スケジュール作成
・コストの妥当性精査
・予算に応じてＶＥ案提出・再⾒積り
・⼯事請負契約書の締結
・引越し業者の選定
・消防検査等各種検査立会い
引越し
・引越し説明会の開催
・移転物品、残留物品、廃棄物のリスト作成
・不要什器の処分
・搬出・搬⼊⽅法の確認と⼿配
・ビル管理業者への確認・届出
旧オフィスの原状回復⼯事
・原状回復すべき範囲の確認
・⼯事⾒積査定
・⼯事コストの妥当性精査、減額交渉
アフターフォロー
オフィスの課題の抽出、改善案の作成及び実行
以上のような業務を、お客様が独自におこなっていくのはとても大変なことです。お客様は報告を受け、意思決定のみ行なうことができるような、信頼できる不動産業者（移転パートーナー）を選ばれることをおすすめいたします。
※当社では、豊富な物件情報からお客様に最適なオフィスをご紹介いたします。例えば、オーナー様との密な関係構築により未公開物件のご紹介や、今注目されている「居抜きオフィス」や、「敷金が安くなる物件」など様々な情報を提供させていただいております。
また移転関連業者とのネットワーク構築により、オフィス移転の総合パートナーとして、お客様が理想のオフィスを実現できますようサポートさせていただきます。
オフィスに関するご相談は、ぜひお気軽に当社へご連絡ください。
