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【オフィス移転事例】無駄なスペースを削減したい:リモート商談を活かして面積を最適化!社員が喜ぶミヤシタパーク前のオフィスに

株式会社ICCコンサルタンツ(会議室)

留学支援や異文化体験のサポートを通じて、人生をより豊かにできる変化、成長を提供する株式会社ICCコンサルタンツ。「世界中が、成長のステージになる。」をキーワードに、単なる留学支援だけではなく、海外インターンシップ、課題解決型プロジェクト研修、海外フィールドワークなど、クライアントにあわせて研修を企画し、海外で運営することでグローバルに戦える人材を育成する人材育成企業です。

コロナウイルスの影響で就業環境が変わり、オフィス移転を検討。さらに、顧客側がオンラインでの対応に想像以上に順応してくれたことがきっかけとなり、移転を決意したという経緯がありました。

今回、2021年12月のご移転にむけて数ヶ月前からサポートさせていただき、物件探しをして、セットアップオフィスをご紹介させていただいたのが株式会社スリースターでした。この度、ICCコンサルタンツの代表取締役である曽根様に、ご移転された経緯や、セットアップオフィスのメリットなどをお伺いするインタビューを実施しました。

オフィス移転の背景・課題
  • コロナの影響で社員がほぼリモート化、無駄なスペースが発生
  • オンラインではなく、対面での接客がほとんどだった
  • クライアントや社員からみて「行きたいオフィス」にしたい
オフィス移転後の成果
  • 最少人数の出社でまわせるような体制・オフィスに変更
  • オンライン接客が好評だったため、不要になった商談スペースを移転時に削減
  • MIYASHITA PARKが目の前で、若手社員を中心に人気のオフィスに
目次

「接客は対面でやるべき」と信じ切っていました

ICCコンサルタンツ代表の曽根様と弊社営業担当の澤田
写真左)スリースター営業担当:澤田/写真右)ICCコンサルタンツ:代表取締役 曽根様

――今回のオフィス移転を考えられたきっかけ・目的を教えてください。

曽根さん:コロナウイルスの影響で、社員をほぼリモートワークにしたことがオフィス移転を考えるきっかけでした。リモートワークは、以前から少しずつ取り入れていたのですが、これを機に本当に1~2名しか出社しないような体制をとってみたりしました。結果「オフィスにこなくても意外とできる」と思い、ポストコロナにおいて、出社率も2~3割に抑えようと決めて、本格的に縮小移転を検討しました。

もう1点あるのですが、こちらがより重要で、お客様(一般の方、大学生、高校生、企業人事、大学など)が想像以上にオンライン商談に馴染んでくださったことは移転のいい後押しになりました。

――オフィス移転の前に抱えていた課題はどのような点でしょうか。

曽根さん:以前はご来社いただいての商談が主だったので、オフィス全体が100坪近くあり、接客ブースが7つ、教室も結構広い部屋も3つ用意していました。加えて、リモートワークを本格的に導入したので、そういった商談スペースや執務スペースが余ってしまっていたのが大きな課題でした。

また、課題とは少し違うかもしれませんが「対面で接客しなきゃいけない」って信じ切っていたことで、無駄なスペースを作ってしまっていたのがよくわかりました。

あと、今までは書類というものが必要という認識だったんですけど、前のオフィスを出るときに思い切ってデータ化して全部捨てました。パンフレットも全部捨てて、デジタルのみにしました。「やっちゃえばなんとかなる!」って思って進めた結果、今は、契約書も電子契約を進めているので、ペーパーレス化にうまく対応できたかなと思っています。

――そのような課題は解決されましたでしょうか。

曽根さん:現在、東京オフィスに22~3名程度が在籍しているなかで、机を10席しか用意していないのですが、埋まっても5席程度です。全社でリモートワークを上手く活用できていると思います。

また、商談スペースを大きく削減したので、面積もコストも減らすことができました。コロナが落ち着いている時期にお客様にとったアンケート調査でも圧倒的にオンラインが好まれていましたので、ニーズに応えることができてよかったです。

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物件探しのコツは“事前に情報を調べておくこと”

――移転する際の物件選定で、重視されたポイントについてお聞かせください。

曽根さん:まずはロケーションですね。クライアントや社員が「行きたくない」と思うエリアは選ばないようにしました。また、商材やサービスの金額や価値に見合った場所を選ぶことも重要視していました。顧客に魅力的な印象を与え、商品やサービスの価値を裏付けるためにも、エリア選択は慎重に行いました。

実際、最初から渋谷だけみていたというわけではなく、いろんな物件を見て悩んでいた時、社員から「渋谷だったら便利だよね」とか「お客様もアクセスしやすい」という声があったので、参考にしました。

あとは、デッドスペースが生まれるつくりをしていないか、日当たりはどうかなども事前に確認するようにしていました。今の時代、事前にオンラインで情報を収集することで、実際に足を運ぶ前に自分で候補を絞り込むことができますし、無駄な時間や労力を省くことができるので非常に便利ですよね。

昔は、物件を見るためには足を運ぶしか方法がなく、そのために時間を取られたり手間がかかったりしていましたが、今はインターネットのおかげでその必要がなくなり、物件探しも選びやすくなったんですよね。情報が豊富に手に入ることで、自分のニーズに合ったスペースを見つけやすくなったし、選択肢も増えたと感じます。

――こちらの物件を内覧したときの印象はいかがでしたでしょうか。

曽根さん:雰囲気も場所も合うなと感じました。思ったよりも執務室が狭い印象がありましたが、実際に使ってみるとそこまで気にならなかったです。理想をすべて叶えようとすると、社員がランチを食べるスペースや、ミーティングスペースをもう少し増やしたいなどいろいろと考えましたが、エリアが非常に魅力的でしたので、結果ここに決めてよかったと思っています。

セットアップも居抜きもあまり知りませんでした

――はじめからセットアップオフィスをお探しだったのでしょうか?

曽根さん:いえ、最初は居抜き物件を探していました。というより実は、居抜きという概念自体もオフィス移転について調べるまでは知らなかったんです。そのため、御社に問い合わせて居抜きについて教えていただいたとき「これは素晴らしい!」と感じました。

居抜きオフィスもいくつか内見させていただいた中で、最初に紹介していただいた居抜きの物件がとても良かったので、「これからもこんな感じの物件ばかりだろう」と漠然と考えていたのですが、思っていたほどイメージと完璧に一致するものがなかったんですよね(笑)

原宿や外苑前をはじめ、少し離れた市ヶ谷の物件まで見に行ったりしました。その中で、今のオフィスを澤田さんから勧めてもらったのですが、自分たちのレイアウトに対するこだわりもあったので、正直、セットアップオフィスには期待していなかったんです。

でも、「ぜひ見てほしい!」と熱心な提案があったので、「まあ、行ってみようかな」という感じで内見したんです。結果、内見してすぐに気に入り、ほぼ即決でした。ロケーションやビルの品質、そしてレイアウトがすぐに心に響いたんです。セットアップオフィスに対する印象が、この経験でガラリと変わりましたね。

――通常のオフィス移転と比較して「セットアップオフィス」を活用したことによるメリットやデメリットはありましたか。

曽根さん:初期投資も抑えられる点が非常に魅力的でした。また、他いろいろと内見したオフィスと比べて、室内も什器もとても綺麗だった点も印象的でした。

什器はデフォルトでついているものがあったのですが、実は執務室側は半分も残していません。ほぼ全部自分たちのものをスライドしました。セットアップオフィスの入居にしてはなかなか珍しいですよね(笑)施工した工事はローパーテーションだけです。

デメリットとしては、居抜きもそうですけど、やっぱり100%自分たちでデザインするわけじゃないので柔軟性が少ないところですかね。100%ビンゴの居抜きやセットアップオフィスはなかなか見つからないと思うので、自分の中で妥協点を見つけておくことは必要かなと思いました。

仕事はオフィスだけではなく、自宅でも旅行先でもOKです

――移転されてから、社内の反応はいかがでしたか?

曽根さん:MIYASHITA PARKが目の前にあるので、特に若手社員が大喜びしています。「恵比寿も魅力的だったけど、帰り道が一層明るくて楽しみになった」とか「友人から羨ましがられる」という声もあります。一方で、オフィスを縮小したことで、対面・オンラインの接客スペースを探すのが大変だという声もありました。

その声を受けて、以前は自宅やオフィスなど、仕事する場所を限定していたのですが、今は旅行先などどこでも仕事ができるようにしました。例えば、1ヶ月の休暇を取って週に2〜3日働くとか、自分の仕事に責任を持てるなら場所はどこでもいいという考え方に切り替えました。

結果、社員に喜ばれるオフィスや働き方を実現できたと思います。

――当社の対応についてエピソードなどあればお聞かせください

曽根さん:実は、途中で別の会社を経由して別の物件で決まりそうになったことがあったんですよ。ただ、なんとなく澤田さんに対して情があったので電話してみたんです。

そしたら、彼がすぐに「ぶわぁぁぁぁぁ」と物件の情報を送ってきてくれて「とにかく、明日”ここ”と”ここ”と”ここ”を見てください!必ず時間を取りますから!」と言われたのが非常に印象的でしたね(笑)その中で、この物件もそうですし、魅力的な物件がいくつかあったので内見に行くことに決めました。

あと、ちょっと話が逸れますけど、澤田さんのレスがほんとに早くて。「こんな早い人知らないよ!寝てる時間あるの?」って思うくらい(笑)それで何回も何回も物件の提案を送ってきてくれて、結果、満足するオフィスに入居できたので感謝しています。

オフィス=存在(アイデンティティ)を表す場所

――コロナウイルスの影響による、オフィス運用の変化があれば教えてください

曽根さん:ほぼ全員リモートワークとフリーアドレスですね。デスクトップも半分くらい社員に持ち帰られました(笑)あと、時差出勤とフレックスは以前から少し導入していたんですけど、コロナが始まってから完全導入しました。半休だけではなくて時間休をとれるようにしました。特に子育て世代の利用は多いようです。

社員からの反応も良く、総務が定期的に社員に対して匿名アンケートをとってくれているのですが、先日とったアンケートでも好評でした。残業も月平均5-10時間になりました。コロナ前は20時間だったので半分以下です。他には「もう少し出社したい」「人数的にコミュニケーションがとりやすくなった」などといった意見もありました。改めてみると嬉しい回答が多いので、今後も社員の声を拾っていきたいです。

――コロナ禍でオフィスを不要とする企業もありますが、御社にとってオフィスとはどんな存在ですか?

曽根さん:オフィス=作業をする場というより、社内コミュニケーションの場として必要になってきたというのは自分の中で革新的でした。

海外にもオフィスがあるんですけど、オンラインになってからは、商談にオーストラリアのメンバーが入ったり、イギリスのメンバーが東京の仕事をしたりとオフィスの垣根がなくなりましたね。

また、コミュニケーションもそうですけど、やはり存在を表す場所だと思います。居抜きやセットアップだと少し難しいかもしれませんが、オフィスのレイアウトや内装でアイデンティティを示す場所であると思います。どんな商材を扱ってるか、どんな働き方をしているかはオフィスで表現できるのではないかなと思っています。

――貴重なお話をありがとうございました!

株式会社ICCコンサルタンツ
  • 所在地:東京都渋谷区神宮前6-19-13 J-6ビル6階
  • URL:https://www.iccworld.co.jp
  • 業種:留学や、海外の企業における企業内研修など、海外研修を通じた人材育成
  • 種別:事務所
  • 坪数:41.13坪(135.96㎡)
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この記事を書いた人

マーケティング事業部主任として、オフィス移転に関する専門知識を提供しております。映像制作の経験から転職し、オフィス移転の営業事務として入社し、その後、マーケティング事業部に異動いたしました。当サイトでは、オフィス移転についての基本から具体的な事例、賃料推移データなどをわかりやすく解説し、オフィス移転初心者の方々にとって有益な情報を提供することを目指しております。お読みいただいた記事が、オフィス移転に関する理解を深めるお手伝いになれば幸いです。

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