【オフィス移転事例】ミヤシタパークが目の前!コロナ禍で垣根がないことを実感。面積を最適化した移転事例


今回は、働き方の変化により、オフィス面積を最適化した移転事例についてご紹介します。

昨年ご移転された株式会社ICCコンサルタンツの代表である曽根様に、移転を検討した目的や新しいオフィスの様子などについてインタビューさせていただきました。

セットアップオフィスへのご入居ということで、セットアップオフィスのメリットやデメリットについてもおうかがいしました。

ICCコンサルタンツ様オフィス写真①
DATA

会社名:株式会社ICCコンサルタンツ
所在地:東京都渋谷区神宮前6-19-13 J-6ビル6階
事業内容:留学や、海外の企業における企業内研修など、海外研修を通じた人材育成
URL:https://www.iccworld.co.jp/corporate/

事業内容を教えてください

曽根海外研修を通じた人材育成事業をやっています。単なる留学支援だけではなく、海外インターンシップ、課題解決型プロジェクト研修、海外フィールドワークなど…クライアントにあわせて研修を企画し、海外で運営する。それを通じてグローバルに戦える人材を育成するということをやっています。

ーありがとうございます。

ご移転された時期・経緯を教えてください

曽根移転したのは2021年の12月で、(営業担当の)澤田さんに相談にのってもらったのが9月くらいからでした。

ーなるほど。移転の経緯はどういったものですか?

曽根:やはりコロナウイルスの影響が大きかったですね。 コロナによって社員をほぼ完全リモート化したんですよ。前から少しずつは取り入れていたのですが、本当に1~2名しか出社しないようにしてみたりして。意外と「オフィスにこなくてもできるな」と思ったことが1つでした。

曽根:もう1つはより重要で、お客様(一般の方、大学生、高校生、企業人事、大学など)が想像以上にオンライン商談に馴染んでくださったことです。コロナが落ち着いている時期にとったアンケート調査でも圧倒的にオンラインが好まれていました。

ー以前はオンラインよりも対面での接客が多かったんですね。

曽根:そうですね。ご来社いただいての商談が主でした。以前のオフィスは100坪近くあり、接客ブースが7つ、教室も結構広いのが3つあって、まずその商談スペースが不要になりました。そしてポストコロナにおいて、出社率も2~3割に抑えようと決めて、オフィスの規模を縮小しました。

ー従業員は何名様くらいいらっしゃるんですか?

曽根:東京のオフィスは22~3名ですが、新しいオフィスには机が10席しか用意していなくて、埋まっても5席程度です。出社率をあげて席を埋めようとしてもあまり意味がないと思ったので。

ー会社全体でリモートワークをうまく活用されているんですね。

ーでは、今回のオフィス探しについてのご質問です。

はじめからセットアップオフィスをお探しだったんでしょうか?

曽根:いえ、初めは居抜きで探していました。というか居抜きっていうものを知りませんでした。そこで御社に問合せて、居抜きのことを教わって「最高じゃん!」ってなりました。

ーありがとうございます!では居抜きオフィスもたくさん内見されたんですか?

曽根:そうですね。一番最初に紹介してもらった居抜きの物件が結構よかったので、漠然と「今後もそういうのばかりだろう」と思っていたらなかなかイメージと完全に合致するのってないんですよね(笑)

曽根:原宿やら外苑前やら…ちょっと離れて市ヶ谷の物件まで見に行ったりしました。そんな中でいまのオフィスを澤田さんに勧めてもらったのですが、レイアウトへのこだわりもあり、正直セットアップオフィスには期待していませんでした。ただ、「ぜひ見て欲しい!」と熱のこもった提案があり、「じゃ、行ってみようか、、」ぐらいのノリでした。しかし、内見してすぐに気に入り、ほぼ即決しました。ロケーション、ビルのクオリティ、レイアウト、その上、初期投資も抑えられる。セットアップオフィスの印象が変わりました

ーエリアは最初から渋谷だけというわけではなかったんですね。

曽根:色々みて迷っている時に、社員から「渋谷とかだったら嬉しいよね」とか「お客さんも便利だし」という声が聞こえてきて『へ~渋谷いいな~』って思ったタイミングでこの物件を見て、という感じですね。

ー契約までは割とスムーズに進んだ…という感じでしょうか

曽根:いや…実際、途中で別の会社を経由して別物件で決まりそうになったんですよ。ただ、なんとなく澤田さんに情があったので電話してみたんです。そしたら”ぶわぁぁぁぁぁ”と物件送ってきて「とにかく”ここ”と”ここ”と”ここ”は明日見てください!必ず時間とりますから!」って言われて(笑)ここもそうだし、気に入ったのも割とあったんですよね。

曽根:ちょっと話が逸れますけど。澤田さんのレスがほんとに早くて。こんな早い人知らないよ!寝てる時間あるの?って思うくらい(笑)それで何回も何回も物件の提案を送ってきてくれました。

ーちょっとゴリゴリ系の不動産してますね(笑)

ーでは、次に入居を決めたこちらの物件についておうかがいします。

この物件の印象はいかがでしたか?

曽根:まずポジティブな話すると、雰囲気も場所も合うなと思いました。ネガティブな話だと思ったより執務室が狭かったという感じです。本当は社員がランチを食べるスペースなども欲しかったし、ミーティングスペースももう少し欲しかった気もします。

ーセットアップで置かれていた什器はそのまま使われているんですか?

曽根:いえ、とても綺麗な状態でしたが、実は執務室側はデフォルトでついてるものから半分も残していません。ほぼ全部自分たちのものをスライドしました。セットアップオフィスの入居にしてはなかなか珍しいですよね(笑)施工した工事はローパーテーションだけです。

ー珍しい事例ですね。セットアップオフィスのデメリットを感じる部分はありましたか?

曽根:居抜きもそうですけど、やっぱり100%自分たちでデザインするわけじゃないので柔軟性が少ないところですかね。100%ビンゴの居抜きやセットアップオフィスはなかなかないですよね。

物件を選ぶ上で条件にしていたポイントや重要視した点を教えてください

曽根:まずはロケーションですね。クライアントや社員が見たときに「行きたくないや」っていうとこは選ばない。扱っている商材の金額に見合う物件や外観・内装であることもポイントにしていました。

ー無駄なスペースや日当たりがないかなども気にされていたとおうかがいしました。

曽根:そう、 スペースとかなら今は事前にネットで見れるじゃないですか。(見に行く前に)自分で候補から外すこともできますし。昔は内覧に行かざるをえなかったけど、それがなくなった分物件が探しやすいし選びやすいですよね。あと、御社のウェブみやすいですし。

ーありがとうございます。

移転されてから、社内の反応はいかがでしたか?

曽根:MIYASHITA PARKが目の前なので若手社員が特に喜んでいます。「恵比寿もよかったけど、帰り道がより明るくて楽しみになった」「友人から羨ましがられる」と。マイナス面だとオフィスを縮小した分、対面・オンラインの接客スペースを探すのが大変になったという声もありました。

曽根:なので、以前は自宅や実家など、仕事する場所を制限していたんですが、今は旅行先とかどこでもOKにしました。1ヶ月休暇をとって週2~3だけやるとかでもいいし、自分の仕事に責任をもてるのであればどこでもいいんじゃないというようにしました。

ー周囲から羨ましがられる理由が分かります…!

曽根:みんなよろこんでくれてるといいですね。

以前のオフィスで抱えていた課題を教えてください

曽根:課題というか…対面で接客しなきゃいけないって信じ切っていたことです。あと、今までは書類というものが必要という認識だったんですけど、前のオフィスを出るときに思い切ってデータ化して全部捨てました。パンフレットも全部捨てて、デジタルのみにしました。「やっちゃえばなんとかなる!」って思って。今は、契約書も電子契約を進めています。

ーペーパーレスですね。不動産業界も見習いたいところです。

新型コロナウイルスの影響による、オフィス運用などの変化を教えてください

曽根ほぼ全員リモートワークフリーアドレスですね。デスクトップも半分くらい社員に持ち帰られました(笑)あと、時差出勤とフレックスはちょっとやってたんですけど、完全導入したのはコロナが始まってからで。半休だけじゃなくて時間休をとれるようにしました。特に子育て世代の利用は多いようです。

ーそのあたりの社員さんからの反応はいかがでしたか?

曽根:総務が定期的に社員に対して匿名アンケートをとってくれていて、この間も実施したんですが、いい反応が多かったです。残業も月平均5-10時間になりました。コロナ前は20時間だったので半分以下です。他には「もう少し出社したい」「人数的にコミュニケーションがとりやすくなった」など。改めてみると嬉しい回答が多いので、今後も社員の声を拾っていきたいです。

ーコミュニケーションを大切にされている方が多いんですね。

曽根:そうですね。オフィスが海外にもあるんですけど、オンラインになってからはオフィスの垣根がなくなりました。商談にオーストラリアのメンバーが入ったり、イギリスのメンバーが東京の仕事をしたり。オフィス=作業をする場というより、社内コミュニケーションの場として必要になってきたというのは革新的でした。

コロナ禍でオフィスを不要とする企業もありますが、御社にとってオフィスとはどんな存在ですか?

曽根:コミュニケーションもそうですけど、やはり存在を表す場所。居抜きやセットアップだと難しいけど、アイデンティティを示す場所であると思います。どんな商材を扱ってるか、どんな働き方をしているか、オフィス自体もそうだと思います。

ーこれからも企業にとって大切な場所ということですね。ありがとうございました!

編集後記

今回は「コロナウイルスの影響をきっかけに働き方を見直し、オフィスの面積を最適化して社員満足度をあげた移転事例」をご紹介しました。

代表の曽根様はインタビューの中で何度も「社員の声が…」と仰っており、今回のオフィス移転に関しても働き方に関しても常に働いている社員の声や考えを第一にしていらっしゃるのが伝わりました。

また、経営陣まで届きにくい声は総務が積極的にアンケートをとったりして拾い上げる といったPDCAをうまく活用しているためか、常にいい雰囲気のオフィスでした。

この度はインタビューにご対応頂きましてありがとうございました。





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