バーチャルオフィスの法人登記について、メリットと流れ、注意点とは？

起業して法人登記をする場合、登録する登記住所が必要になります。そこで、住所や電話番号だけをお安い値段で借りることができるバーチャルオフィスを利用する手段があります。

今回は、バーチャルオフィスについて、メリットや注意点をご紹介いたします。

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを持たない企業や個人が利用する、新しい形態のオフィスサービスです。このサービスは、特にリモートワークやフレキシブルな働き方が普及している現代のビジネス環境に適しています。バーチャルオフィスは、以下のような特徴を持ちます。

バーチャルオフィスの特徴とサービス

1. 住所サービス: バーチャルオフィスは、企業や個人にプレステージのあるビジネス住所を提供します。これにより、法人登記やビジネスカード、公式な通信先として使用することができます。
2. 郵便物の管理: 郵便物や荷物の受け取りと転送サービスを提供します。これにより、どこにいても重要な郵便物やパッケージを逃さず受け取ることができます。
3. 電話応対サービス: 電話応対サービスにより、プロフェッショナルなオペレーターが電話に応答し、メッセージを記録したり転送したりすることが可能です。
4. 会議室の利用: 必要に応じて会議室やデイオフィスを時間単位で利用することができます。これにより、クライアントとのミーティングやチームミーティングを物理的な場所で行うことができます。

バーチャルオフィスの利点

• コスト削減: 物理的なオフィススペースを持つよりもコストが低く、特にスタートアップや小規模ビジネスに適しています。
• 柔軟性: どこにいてもビジネスを運営できるため、リモートワークや出張が多いビジネスパーソンにとって非常に柔軟です。
• プロフェッショナルなイメージ: 一流のビジネス地区に所在地を持つことで、企業のプロフェッショナルなイメージを強化できます。

起業をする際に何かと住所が必要になります。法人登記は届け出事項の一つに住所があります。また、名刺やホームページを作る際に住所の記載がないと取引相手に不安を煽ることにつながります。

そして、法人で銀行口座を開設する時にも使えます。

バーチャルオフィスの契約プロセスと注意点

バーチャルオフィス契約の手順

バーチャルオフィスの契約は、新しい法人設立の際に特に重要なステップです。バーチャルオフィスは、法人登記用の住所を提供するサービスなので、法人設立前に個人名義でサービス契約を行う必要があります。法人設立後には、この住所を使用して法人としての登記を行います。

契約時の重要な注意点

1. 同名または類似社名の確認: 契約前に、同名または類似する社名や屋号がないかを確認することが重要です。同名の企業が存在すると、郵便物の誤配や混乱の原因となり、後に移転登記などの追加費用が発生する可能性があります。
2. 住所の選定と確認: バーチャルオフィスの住所を選ぶ際には、その住所が法人口座開設などに悪影響を及ぼさないかを確認することが必要です。悪評やマイナスのイメージが付随する住所は避けるべきです。
3. 実際の見学: 契約する前にバーチャルオフィスを実際に見学することをお勧めします。登記簿上の住所となる場所であるため、業者の対応やオフィスの雰囲気などを自分の目で確認し、納得のいく選択をすることが重要です。

バーチャルオフィス契約は、新規法人設立において非常に重要な役割を果たします。ただし、適切なサービスを選び、慎重な契約プロセスを進めることが、後のビジネス運営においてスムーズなスタートを切るために不可欠です。社名の確認から物理的なロケーションの選定、そして実際の見学に至るまで、各ステップでの慎重な検討が求められます。

法人登記に必要な書類

法人の形態などで必要なものが異なりますので専門家に確認が必要です。

登記申請書作成時の注意点

登記の住所はできるだけ詳しく行いましょう。

登記はビル名などを外して番地まで行うことができますので、バーチャルオフィスを利用していることがわからないように、ビル名・階数・オフィス名を外して登記する方がいます。

そのため、郵便物がちゃんと届かないことや、誤配送してしまう可能性があります。そういうことを防ぐためにもビル名などはできるだけ入れましょう。

本社の設置場所の選定と移転の考慮点

企業運営において、本社の設置場所の選定は重要な意思決定の一つです。将来的に本社を移転させる可能性を含めて、その場所を選ぶ際には以下の点を考慮する必要があります。

移転の可能性とそのコスト

• 移転登記の費用: 本社を移転する際には、移転登記に関連する費用が発生します。一般的に、移転登記のための法務局への手数料は約3万円です。
• 管轄法務局の変更に伴う費用: 本社の転出と転入が異なる法務局の管轄となる場合、それぞれに3万円ずつの費用が必要になることがあります。これは、移転先によって二重の費用が発生する可能性があることを意味します。

本社設置場所選定のその他の考慮点

• ビジネスの戦略的位置: 本社の位置はビジネスのアクセシビリティやブランドイメージに影響を及ぼします。また、クライアントやパートナーとのアクセスの容易さも重要です。
• 法的な要件: 本社の場所によっては、特定の法的な要件や税制上の利点が得られる場合があります。
• 将来的なビジネスの拡大: 会社の将来的な成長や拡大を考慮し、本社を設置する地域がそのニーズに対応できるかを検討する必要があります。
• コスト効率: 物理的なオフィスの維持費用や、従業員の通勤の便宜など、コスト効率も重要な要素です。

本社の設置場所は、単に物理的な位置の決定以上の意味を持ちます。移転の可能性とそれに伴うコスト、ビジネス戦略、法的要件、将来の成長潜在力、そしてコスト効率など、多角的な視点から検討することが重要です。計画的な選定は、企業の長期的な成功に寄与します。

バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。以下の要素を検討することで、ビジネスのニーズに最適なバーチャルオフィスを選ぶことができます。

アクセスの利便性

• 郵便物の受け取り: オフィスを頻繁に利用する予定がある場合や、定期的に郵便物の受け取りが必要な場合は、アクセスの利便性を重視します。容易にアクセスできる場所を選ぶことで、時間と労力の節約につながります。

提供されるサービスの確認

• サービスの範囲: バーチャルオフィスが提供するサービスの種類と範囲を確認しましょう。例えば、電話応対サービス、メールの転送、会議室の利用など、ビジネスの要件に合わせたサービスが提供されているかをチェックします。

社名の重複チェック

• 似た社名の確認: バーチャルオフィスを利用する他の企業との社名が似ていないかを確認します。似た名前の企業が多いと、郵便物の仕分けミスが発生する可能性があります。

外観と内装のチェック

• オフィスの外観: バーチャルオフィスの外観は、ビジネスのプロフェッショナリズムを反映します。取引先が訪問する可能性を考慮し、外観が清潔でプロフェッショナルな印象を与えるかを確認しましょう。
• 会議室の状態: オフィス内の会議室が清掃されていて、プレゼンテーションや会議に適した状態にあるかもチェックが必要です。不十分なメンテナンスはビジネスイメージに悪影響を及ぼすことがあります。

バーチャルオフィスを選ぶ際には、アクセスの利便性、提供されるサービスの範囲、社名の重複、外観と内装の状態など、複数の要素を総合的に考慮することが重要です。ビジネスのニーズに最も適した選択を行うことで、バーチャルオフィスを効果的に活用し、ビジネスの成長と発展を支援することができます。

まとめ

最近は多様な働き方で、事務所がなくても仕事をする方も増えています。信用を得ることや、企業のイメージアップなどを期待できるバーチャルオフィスを利用することも選択肢の一つとなります。

プライバシーを守れるというメリットなどの反面、今回ご紹介しましたバーチャルオフィスを利用する際の注意点もしっかり確認した上でビジネスの戦略に合わせて検討してみてください。