福田勇人 
今回は、オフィスの仲介業者向け内覧会についてご案内します。
内覧会は、オフィスのリーシング活動においてとても大事な施策の一つですが、いきなり開催しようとしても、告知などの準備、当日の対応など、難しいところがあると思います。さらに、せっかく開催するのであれば、アンケートを取って今後のリーシングに活かしたいですよね。
弊社ではお預かりしている物件の内覧会を適時開催していますので、準備から開催後のレポート作成まで、どのような段取りで行っているのか、この記事で詳しくご紹介させていただきます。
内覧会開催の目的
賃貸オフィスの内覧会は、仲介業者の担当者に物件を紹介し、認知度を高めるために重要な役割を果たします。多くの成約が仲介業者を通じて行われるため、より多くの業者に物件を知ってもらうことが重要です。
市況が厳しい時には、テナント企業に紹介する物件数が増え、仲介業者は内覧する物件を厳選します。その際、営業担当者が物件を積極的に推薦し、適切にプレゼンテーションすることが重要です。実際に物件を見てもらうことで、プレゼンの質が向上し、成約につながる可能性が高まります。
内覧会の目的
- 仲介業者の担当者に認知してもらう。（紹介、案内、成約へ繋げて貰いたい）
- アンケートの実施（ビルの評価。改善点、賃料設定についてアドバイスを貰う）
- メールアドレスを回収し、空室案内送付のためのメーリングリスト、ＦＡＸリストを充実化させる。
内覧会を効果的に行うことで、その後のリーシング活動がスムーズに進みます。
事前準備：仲介業者への告知
まずは仲介業者の担当者へ告知します。
当社では、メール配信にて約500社1,200名へ告知しています。
開催する曜日は、火曜日と木曜日金曜日の開催が多い傾向にあります。
開催数が多いと、来場者数が減る可能性がありますので注意が必要です。
時間は、10時から17時で開催されるケースが一般的です。
エンド法人への告知（別途費用）
周辺企業への告知をすることも可能です。
弊社が保有している企業データへのメール配信、近隣エリアへのポスティング営業を行います。（外部発注を行います。別途お見積り。約３～５万円程度）・弊社顧客への内覧促進を行います。（営業より直接紹介、メール、電話）
備品の準備、手配
会場に設置するデスクとイス。名刺受け、飲み物、配布する資料、案内資料、来場者への御礼品などを準備します。
当日の流れ
「○階にて内覧会開催中」の案内を1階のエントランスに貼ります。
貸室には受付を用意します。テーブルとイスがあればベストです。（外部委託のレンタルも可能です。２万円前後）
名刺受けと、飲み物、配布資料を机に並べます。
待機人数
物件の規模にもよりますが、受付対応と、説明要員として合計2名程度は必要です。
内覧会開催の際にはアンケートを用意しよう！
アンケートの作成は、Googleフォームなどのオンラインツールがおすすめです。集計にかかる手間や時間を削減することができます。仲介業者の担当者の声を聴くことで、早期のリーシングにつなげます。
質問項目は物件に合わせてカスタマイズします。
主な項目は以下とおりです。
アンケートの質問項目例
- 立地に対する評価
- アクセスに対する評価
- 設備に対する評価
- 外観、エントランスに対する評価
- 室内に対する評価
- 募集賃料の妥当性
- フリーレントの妥当性
- 引渡し状態について
- 改善点
- 今後のマーケットのについて
- 近隣の成約事例
レポートを作成・提出
アンケートを集計して報告レポートを作成します。
今後のリーシング活動の参考にして頂けるようなレポートを作成致します。
