サテライトオフィスの「役割」と「導入のメリット・デメリット」

 

新型コロナウイルスの影響で、多くの企業がリモートワークや、テレワークの導入を急務にしなければならない今、「サテライトオフィス」に注目が集まっています。総務省においても「サテライトオフィス」導入を推奨し、「サテライトオフィス」のお試しサイトも開設されています。

また、従来のオフィスのように一箇所に大勢の人が集まるスタイルは今後難しくなることが予想され、オフィスを増やすことで“密”を避けられる「サテライトオフィス」はウィズコロナの観点でも導入を検討すべきといえます。

今回は、今注目を集めるサテライトオフィスとは何か、その種類、導入するメリット・デメリットについても紹介しながら解説していきます。

 

サテライトオフィスとは

サテライトは英語の「satellite（衛星）」という意味で、本社オフィスを中心として衛星のように設置されることから、この名前が付けられたとされています。

サテライトオフィスは「本社以外のオフィス」という側面だけを見ると、支店や支社、営業所とはどう違うのかと疑問に思うかもしれません。どちらも本社以外の場所で働く、という面では共通しているからです。サテライトオフィスと支社・支店・営業所との違いは、規模と利用目的にあります。支社や支店は業務全般を扱うことができる本格的な設備を整えているのに対し、サテライトオフィスは必要最低限のスペースと通信環境が用意された小規模なオフィスとなっています。

また、社員が自分の意思で立ち寄り、快適に仕事ができるのも、サテライトオフィスの特徴といえます。

 

サテライトオフィスの種類

サテライトオフィスといっても、設置する場所によって主に3つの種類に分けられます。

それぞれ特徴が異なり、また自社のニーズによって選ぶべきものも変わってきます。

（1）都市型サテライトオフィス

都心などの都市部に本社があり、同じ都市部に別のオフィスを設けるタイプのサテライトオフィスです。例えば、本社が丸の内にあり、サテライトオフィスを”渋谷”や”新宿”に構えるということです。外回りの営業社員は出先から近いオフィスに寄って業務を行うことができます。また、特定のビジネスパートナーが存在する場合は、そのビジネスパートナー企業の近くにサテライトオフィスを設置することでより強固なコミュニケーションが実現でき、双方の往来がスムーズになり、効率的な業務遂行に役立ちます。

 

（2）郊外型サテライトオフィス

都市部に本社や本拠点を持つ企業が郊外(ベットタウン)に構えるオフィスのことです。大宮、千葉、横浜、立川など、郊外にサテライトオフィスを新たに構えることで、通勤時間の短縮を目的に利用するケースが多く、満員電車によるストレスも解消され、業務効率のUPが期待できます。また、通勤時間の短縮により介護や育児など私生活との両立がとれ、社員の離職防止にもつながることが期待されます。

 

（3）地方型サテライトオフィス

都市部に本社や本拠点を置く企業が地方に設置するタイプのサテライトオフィスです。地方における新たなビジネスのスタートや事業拡大が期待されています。また、地方自治体が誘致を行う場合もあり、地域における雇用の促進に貢献できます。一方、アプローチできる人材層が広がることで地方在住の優秀な人材の確保にもつながります。さらにビジネスの中核となる事業のバックアップ機能を付与することで、サテライトオフィスをBCP（事業継続計画）対策に組み入れることもできます。都心で大地震が発生した場合に、地方で指揮を執るようなイメージです。

 

（4）コワーキングスペースやレンタルオフィスを利用する

サテライトオフィスをゼロから新オフィスを構築するにはコストと時間を要します。さらに、清掃やセキュリティなど、日々の運営も大変です。コワーキングスペースやレンタルオフィスを利用することで、早急にサテライトオフィスを作ることができ、上記の都市型、郊外型、地方型に限らず、必要な時に必要なスペースを利用することができます。

 

サテライトオフィス導入のメリット

（1）生産性の向上

営業先の拠点や社員の住居と近い場所にサテライトオフィスを設置することで、営業先とオフィス、またオフィスと住居の移動を短縮することができます。また、通勤混雑の回避によって社員のストレス軽減も見込めるため、結果的に生産性の向上につながるといえます。

 

（2）社員の満足度の向上

働きやすい労働・就業・職場環境を整えることで人材が集まり、離職率も低減する可能性があります。また育児や介護のために働きにくいなどのさまざま制約を抱える人材にもアプローチでき、人材層が広がることで優秀な人材の確保にもつながります。

 

（3）コスト削減

小規模サテライトオフィスなら支社や支店を置くより低コストでの開設・運営が可能です。また、営業先や自宅に近いサテライトオフィスを社員が利用することで、その分の交通費や通勤費カットが可能になります。さらに、どこでも仕事ができるように資料のデジタル化が進められ、結果、コピー用紙や印刷コスト削減にもつながり、固定コストの削減ができるため、設備投資や人材確保など別の分野に資金を活かすこともできます。

 

（4）BCP対策

本社や支社以外にサテライトオフィスを設置することで、仕事の一極集中を分散させ、リスク回避につながることが期待されています。

 

サテライトオフィスの課題やデメリット

（1）コミュニケーション

現在ではZoomやSkypeなどのコミュニケーションツールの発達でリアルタイムに、意思疎通が取れるようになってきています。しかし、実際に対面して同僚や上司と話し合うのと同じ効果が得られるとは限りません。そのためコミュニケーション不足にならないように気を配ることが大切です。

 

（2）セキュリティ

情報通信環境の整備をしっかり行わなければ、重要データの流出や悪用などが想定されます。また、会社支給のPCではなく、個人PCで企業データを取り扱う場合、リスクはさらに高まります。情報管理対策を施したうえで、社員に対してもリテラシー教育をしっかりと行う必要があります。

（3）自己管理の意識

サテライトオフィスでは、自己の責任ですべての業務を遂行することになります。そのため、オフィスで働くときよりも業務や時間に対する自己管理を意識しなければいけません。また、効率よく仕事ができる人もいれば、怠けてしまう人、正当な評価を受けるためにと頑張りすぎてしまう人とさまざまな社員がいます。個々によって感じるストレスにバラつきが生じやすいため、コミュニケーションを密にとる必要があります。

 

まとめ

オフィスをどのように構築・設置していくかは、社員の働き方や組織作りをどのような方針を持って進めていくかによって、柔軟に考えていく必要があり、また「見える場所にいること＝管理できている」と安心するのではなく、離れた場所にいてもコミュニケーションを取れる仕組みを作ることも、生産性を維持するためには重要なこととなります。

ここではアフターコロナを見据えたオフィスの在り方の一つの形、サテライトオフィスについてご紹介してきましたが、これからは本社オフィス、サテライトオフィス、コワーキングスペース、自宅などさまざまな場所で従業員が分散して仕事をしていく中で、企業は改めてオフィスの在り方を見直していく必要がありそうです。

当社では、オフィスに関する総合的なサポートを行っております。オフィス構築についてお悩みや、ご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。コロナ禍からアフターコロナに向けたオフィス環境つくりのお手伝いをさせていただきます。