オフィスは本当にいらないの？縮小移転とコロナの影響について

新型コロナウイルスの影響で、リモートワークやテレワークの導入の機運が過去最高に高まり、オフィスの在り方も大きく変わろうとしています。コロナ禍の長期化とテレワーク普及を見据え、「都心のオフィス不要論」など極端な言説も登場していますが、実際にオフィスの縮小移転を視野に働き方そのものを変革しようと取組む企業が増えてきています。

そこで今回はオフィスの縮小移転の方法や、そのメリット・デメリット、今後オフィスの役割はどうなっていくのかについてご紹介いたします。

オフィス縮小移転需要の高まり

新型コロナウイルスの影響で縮小移転を検討されている企業は、大きく2つの種類に分けられます。

（1）経費削減のため

新型コロナウイルスの影響により事業が悪化したのを受け、経費削減のために縮小移転をするパターン。

（2）オフィスの最適化のため

リモートワークやテレワークが上手く活用でき、今後もリモートワークやテレワークを継続して導入するため、仕事に必要なオフィス面積が縮小され規模を小さくするパターン。

※どちらのパターンにしても、移転後も事業を円滑に継続していくには、縮小移転する場合のメリットばかりでなく、デメリット（注意点）にも注視したうえで今後のオフィスの在り方を検討し、業績ＵＰにつながるオフィス戦略を構築する必要があります。

縮小移転のメリット

縮小移転の最大のメリットは経費節減です。

業績悪化のために縮小移転をされる企業にとっては、家賃や光熱費の削減は大きな経費削減になります。

テレワーク等の継続による縮小移転をされる企業にとっても家賃や光熱費削減や交通費の削減につながり、削減した経費を社員の手当などに活用できれば、仕事に対するモチベーションも向上し生産性アップにつなげていくことも可能ですし、追加でハイスペックな人材を採用することもできます。

また無駄な会議時間の削減や、作業時間をある程度自分でコントロールでき、集中して作業を進められ仕事の効率ＵＰにもつながります。通勤が発生しない場合、その分を作業時間に当てることも可能です。

縮小移転のデメリット（注意点）

業績悪化のために縮小移転をされる企業が極力考慮しなければいけないのは、社員のモチベーションです。経費削減ばかりに目を向けて、狭いオフィスで仕事をさせるだけでは社員のモチベーションは下がり、生産性も低下してしまいます。

例えば、家賃相場の安いエリアへ移転し、オフィス面積はあまり縮小しない。狭くても社員が居心地の良いオフィス設計をするなど、新型コロナウィルスの影響で業績が一時的に悪化しても、全社員一丸となってまた業績を回復させようと思えるオフィス環境の構築が望まれます。

テレワーク等の継続による縮小移転をされる企業では、コミュニケーションがとりにくくなり管理者が社員の仕事に取り組む様子を確認しにくくなり、チームワークが低下したり、部下の育成が滞ったりする可能性もあります。

また、仕事のやり方やルールについても変更が必要な部分が出てきます。例えば、会議や研修のやり方についての見直しや、改めて整備する必要があります。就業規則や評価制度も再構築し、新しい働き方に適した内容に変更しなければなりません。

オフィスの縮小を成功させるポイント

（1）目的を明確化する

縮小移転する目的を事前に明確化しておき、すべての社員にしっかり周知することが大切です。目的をはっきりさせないままオフィスを縮小すれば、なかには不満をもつ社員も出てきます。特にテレワークの対象者と非対象者がいる場合は、それぞれに目的を理解してもらう必要があります。

（2）生産性や効率性について検証する

事前に生産性や効率性を評価しておく。現状でテレワークを導入した場合にどの程度の効果を得られるのかを確認し、オフィスの縮小による効果を予想します。また、社員に対してアンケートを取って現状を把握することも大切です。改善点について理解しておけば、実際にオフィスを縮小させた後の成功率も高められます。

（3）費用対効果のシミュレーションを行う

オフィスの縮小にはコストがかかります。十分な費用対効果を得られるかどうか、きちんとチェックすることも大切です。オフィスの縮小にかかる費用を算出し、オフィスの縮小後に削減できるコストについても検討。それぞれの項目を突き合わせしたうえで、最終的な判断を下しましょう。

（4）今後の事業や採用に関する計画をたてる

再びすぐにオフィスを移転しなくても済むよう、今後の事業や採用に関する計画も考慮し、なるべく長期的な視点をもつことが大切です。長期的な計画を考慮しておくことで、後からも利用しやすいオフィスデザインやレイアウトを作りやすくなります。

（5）導入するネットワークツールを検討する

リモートワークやテレワークを導入するには、ネットワークツールや情報共有ソフトなどが必要です。特に、コミュニケーション、情報共有、勤怠管理などを目的としたツールが必要となりますので、自社の状況にあわせ、適切なツールを導入しましょう。また、セキュリティー管理にも考慮が必要です。

今後のオフィスの役割

これまで主流だった、従業員全員が同じ時間に、同じ場所に集まって働くための「画一的な空間」としてのオフィスの役割が、新型コロナウイルスの影響で急速に変化しているワークスタイルに対応して、変化することは間違いないと思われます。

テレワークが進み、「オフィスという存在がなくても問題ない」と感じている人も多いかもしれませんが、一方でリアルなコミュニケーションも大事だと気付かされた人も多いと思います。集中して行うソロワークは、在宅勤務やコワーキングスペースなどが適していますが、アイデア出しや企画会議など、画面越しではできないコミュニケーションが大切な場合も多くあります。またオフィスに行き、社内外の人々と触れ合うことで得られる刺激が、業務の推進力になることもあります。

これからは、ワーカーがワークスペースを自分で自由に選択できるスタイルになり、個人の集中作業は自宅で済ませ、チームの協業作業はオフィスで、といった場の使い分けも考えられていくのかもしれません。

またオフィスの存在がなくなってしまうと、企業やチームへの帰属意識が薄くなってくることも考えられます。今後、オフィスの必要性はなくなるというよりは、新しいアイデアに気付いたり、人の気配を感じながら価値を創出していく、リアルコミュニケーションを行う専用の場になる可能性が考えられます。

とはいえ最適なオフィス環境は、企業ごとにベストソリューションが異なりますので、自社の特性や優先順位をふまえて検証し、構築する必要があります。

当社では、オフィスに関する総合的なサポートを行っており、コロナ禍からアフターコロナに向けたオフィス環境つくりのお手伝いをさせていただきます。オフィス構築についてお悩みや、ご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。