レンタルオフィスの設備について

2023年10月18日

レンタルオフィスは年々バリエーションが豊かになっており、知らない人はいないというほどその存在が大きく定着しつつあります。そして、これからレンタルオフィスを利用しようか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。今回はレンタルオフィス初心者のみなさんに、具体的なサービス内容やレンタルオフィスの設備をご紹介します。

レンタルオフィスのサービス

まず、レンタルオフィスにはどのようなサービスがあるのかをご紹介しましょう。

ワークスペースの貸し出し

レンタルオフィスはワークスペースの利用が可能です。一人でデスクワークをするのはもちろん、ビジネスパートナーと共に仕事をすることもできます。料金については、月額制や時間制、そして利用人数などによっても異なるため事前に利用するレンタルオフィスの運営会社へお問い合わせしましょう。基本的には駅からのアクセスが良いと料金はその分高額な傾向にあります。

会議室の利用

クライアントとの大切な会議や、社内での定期ミーティングがあることもあるでしょう。そんなときも、レンタルオフィスであれば会議室の利用が可能です。当日その場で会議室を利用できる場合もありますが、事前の予約が必須であるレンタルオフィスもあるため注意しましょう。また、同じ会議室であっても、会話が聞こえてしまうほど壁が薄いことや、鍵をかけられない場所など、どんなタイプの会議室かは念の為確認しておくことをおすすめします。

備品の貸し出し

パソコンやプリンター、プロジェクターなど備品の貸し出しも豊富です。基本的には日額や月額料金などに組み込まれおりますが、別途料金が発生してしまうこともあります。どういった備品を利用するのかあらかじめ把握しておき、それぞれのレンタルオフィスへ確認しておきましょう。

インターネットの利用

レンタルオフィスはしっかりとインターネット・無線LANがご利用いただけます。ビジネスにおいてインターネットは欠かせませんから、必要不可欠なサービス内容ですね。

郵便物の受取・転送

郵便物や宅配物の受取・転送のサービスもあります。レンタルオフィスに届いた郵便物や宅配物を、事前に指定してある希望のお届け先住所まで転送してくれるサービスなので、手間を省くことができます。ただし、こちらは有料オプションとして別途料金が発生してしまうことや、規定の郵便物の重さを超えると超過分の料金が発生してしまうことなど、料金体系はさまざまです。こちらについても事前にサービス内容を確認しましょう。

電話番号やFAX番号の利用

会社によっては固定電話番号やFAX番号が必要になることがあるでしょう。その場合はレンタルオフィスで利用することも可能です。電話番号の利用と言っても、種類はさまざまで一番多くあるのが「電話転送サービス」です。転送とは、レンタルオフィスにかかってきた電話をそのまま希望の携帯電話などに転送することを言います。キャリアによって異なる部分はありますが、基本的には転送していることを相手にバレないような仕組みになっており安心です。

法人登記

レンタルオフィスの代表的なサービスとして「法人登記」があります。運営会社に何か問題がない限りはレンタルオフィスでの法人登記は可能です。法人登記に関しても、追加で料金が発生してしまうことがあるため念の為調べておきましょう。また、過去に犯罪歴があるなどの住所ではないか、信頼できる住所であるかどうかも合わせて確認することをおすすめします。

レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違い

レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いはズバリ「ワークスペースがあるかないか」です。レンタルオフィスは机や椅子、会議室など一般的なオフィスにあるものはある程度揃っています。しかし、バーチャルオフィスはそういった備品はもちろん、ワークスペースも備えられていません。バーチャルオフィスとはそもそも、「仮想の事務所」という意味で「法人登記のために利用したい」という方に需要があるオフィスです。例えば、事務所をわざわざ賃貸契約してまで必要としない事業主は、法人登記に必要な住所を持っていないので、バーチャルオフィスを契約しその住所で登記をするという流れになります。それに伴って、バーチャルオフィスは通常のレンタルオフィスよりも費用を抑えることができるため人気が高いのです。

レンタルオフィスの主な設備

では具体的にレンタルオフィスの設備をご紹介しましょう。前提として、レンタルオフィスを決める際は事前に内覧をおこない、問題がなければ契約という流れで進めると失敗もなく済みます。

レンタルオフィス｜空調

実はレンタルオフィスの場所によって空調管理方法が異なります。例えば、運営会社で全面管理されていて、手動で微調整ができないことやレンタルオフィスの設備担当が退社すると同時に空調を消されてしまうなど、トラブルが発生することもあるのです。このような事態を防ぐためにしっかり確認しておきましょう。

レンタルオフィス｜家具

机や椅子などの家具も仕事の効率を考えると重要なポイントですよね。もちろん家具はそれぞれのレンタルオフィスによって異なりますから、この点もチェックポイントとして押さえておきましょう。種類はさまざまですが、IKEAやLOHACO、フランフランなど上質な家具が備えられていることもあれば、居心地が悪い家具が設置されていることもあるので、気をつけてください。

レンタルオフィス｜会議室

社内会議やセミナーなど利用シーンが多くある会議室についてもほとんどのレンタルオフィスで設置されています。当日利用できる場合もあれば、事前の予約が必須の場合もあるのでその点もしっかり確認しましょう。最近だと、テレビ会議システムが導入された会議室もあり国内・海外問わず幅広いニーズに応えるレンタルオフィスが数多くあります。

レンタルオフィス｜フリースペース

くつろげる大きめのソファやフリードリンクのコーヒーなど、フリースペースのご用意まであるレンタルオフィスはかなり魅力的です。仕事を効率良く進めるには、こまめな休憩も必要でしょう。オフィスにずっとこもるのではなく、ビジネスの仲間と談笑しながら休憩することも良いのではないでしょうか。

レンタルオフィス｜その他

その他の設備としては鍵付きの専用ロッカーや無線LANなど、レンタルオフィスによってさまざまなものが用意されています。

レンタルオフィスの設備は万全！

今回は、レンタルオフィスの主な設備やサービス内容をご紹介させていただきました。基本的にはビジネスを進めていく上で必要最低限の設備はしっかり備えられていますので、メインとなる設備の他に何が必要かを事前にリストアップし、レンタルオフィスの内覧をすることをおすすめします。レンタルオフィスの種類は多様化し、それぞれが差別化を図るためそこにしかないサービスも多くあるので、内覧会には積極的に参加しましょう。レンタルオフィスをこれから始めれらるみなさんはぜひ検討してみてください。 ※まずは検索！

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