レンタルオフィスはサービス充実！ビジネスを加速させるレンタルオフィス活用ガイド

レンタルオフィスに興味をお持ちの方、または初めての利用を検討中の方に向けて、レンタルオフィスの魅力についてご紹介します。

レンタルオフィスと聞くと、単にワークスペースが提供される場所というイメージをお持ちかもしれませんが、実はそれだけではありません。

レンタルオフィスは、仕事をより快適に、より効率的に行えるよう、様々なサービスが充実しています。今回は、レンタルオフィスの主なサービスに焦点を当て、ビジネスにおけるその利点を詳しく掘り下げていきます。

「レンタルオフィス」と「サービスオフィス」って違いがあるの？

「レンタルオフィス」と「サービスオフィス」の違いについて疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。実は、これらの間には大きな違いはほとんどありません。

レンタルオフィスとは、基本的にワークスペースを提供する場所のことを指します。一方で、サービスオフィスとは、レンタルオフィスの中でも特に充実したサービスが提供されるオフィスのことを指します。これには、オフィス家具の提供、電話やインターネットなどのインフラ設備、そしてビジネスをサポートするOA機器などが含まれます。

しかし、近年のレンタルオフィスはこれらのサービスが標準的に提供されるようになっており、そのため「サービスオフィス」という言葉の認識が薄れてきています。結果として、レンタルオフィスとサービスオフィスの違いはほとんどなくなっていると言えるでしょう。

今回は、「レンタルオフィス」という言葉を使用して、これらのサービスの詳細をご紹介していきます。

レンタルオフィスの主なサービス

レンタルオフィスは運営会社によっても異なりますが、仕事の業務を進めていく上で必要な備品やサービスが整っています。

サービスの特徴を一つずつご紹介しましょう。

家具サービス

デスクやオフィスチェアはもちろん、キッチンなどが備えられているレンタルオフィスもあります。

レンタルではあってもしっかりとしたオフィスですから、家具の統一感や居心地の良さに満足できること間違いありません。

さらに上質なレンタルオフィスになると、IKEAやフランフランなどといったおしゃれな家具にこだわりを入れている場所もあり、利用する側にとってはとても気持ちが良いものでしょう。

フリースペースにあるキッチンではコーヒーを入れて、ブレイクタイムを楽しむこともできますね。

どのようなオフィス家具が揃えられているかは、事前に内覧会に参加して確認しましょう。

受付サービス

お約束していたクライアントの受付はもちろん、不意にお越しになられるお客様などのご対応をしていただける「受付サービス」があります。

業務に関係するお仕事はできませんが、一般的な来客応対をしっかりお任せできるため、来客が多い事業主であれば大変便利なサービスでしょう。

受付サービス｜メリットとデメリット

わざわざ受付担当の従業員を配置しなくても良い点が一つのメリットとして挙げられます。

雇用や新人教育といった人件費を削減することができるため、受付サービスは低コスト化の方法としておすすめです。

また、受付係が常駐していることで、クライアントに安心感を与えることができます。

自社の担当者が対応できないことを、受付係が代わりに対応し、内容を引き継ぐことでクライアントからの信用は確約されることでしょう。

デメリットを強いて挙げるならば、受付がそもそも必要のない事業にとっては無駄なコストになってしまいます。

受付係は必ず必要というサービスではありませんので、よく検討しましょう。

必要な事業が、必要なときに利用することがベストです。

そして、受付サービスを利用する場合であっても、料金には注意してください。

受付サービスが規定料金の中に組み込まれている場合もあれば、追加料金が発生してしまう場合もあるため事前の確認が必要です。

郵便・宅配転送サービス

レンタルオフィスに届いた郵便物や宅配物を希望の住所へ転送してもらうという「郵便・宅配転送サービス」があります。

ただし、郵便・宅配転送サービスはあらゆる条件があるため事前に確認しておくべき注意点をご紹介します。

郵便・宅配転送サービス｜注意点

• 規定料金の中に組み込まれているのか（追加料金は発生しないのか）
• 1ヶ月◯通までといった制限はあるのか
• 重さや大きさにより追加料金は発生するのか
• 転送できる曜日や時間帯は決められているのか

郵便・宅配転送サービスが備えられていても、実は上記のような条件がある場合もあります。

レンタルオフィスによって郵便・宅配転送サービスの内容はさまざまですので、HPや内覧会で調べておきましょう。

電話代行サービス

レンタルオフィスがあなたに代わって電話応対をしてくれるサービスです。

電話代行サービスのメリットとデメリットをご紹介しましょう。

電話代行サービス｜メリットとデメリット

取引をするクライアントにとっては携帯電話番号だけであなたを信頼することはできません。

固定電話と携帯電話の二つがあってこそ、あなたと連絡を取り合うことができる安心感が芽生えます。

1つ目のメリットとしては電話代行があることによるビジネスのスムーズな進行です。

もし携帯電話であなたと連絡が取れなくても、固定電話で代行スタッフが応対してくれます。

クライアントはもちろん、あなた自身も安心して目の前の仕事に集中できるはずです。

ただし、デメリットとしてあくまで代行なので対応できる範囲が限られてしまいます。

電話代行サービスばかりに頼るだけでなく、例えば入電があったことを代行スタッフから伝えられたらすぐにクライアントに折り返しの電話をするなどの早急な対応が必要となるでしょう。

そして、電話代行サービスについても、必ずつけなくてはいけないサービスではありませんので、必要かどうかをしっかり検討することが大切です。

レンタルオフィスのサービスは便利！

レンタルオフィスはただ単にデスクワークをおこなえるだけではありません。

自分で会社を設立したかのようなサービスが驚くほどご用意されています。

費用を少しでも抑えるためにも、何が必要で何が不要なのかをしっかりとリストアップし、自分に最適なレンタルオフィスを探しましょう！