オフィスの入居審査では何を見られるか

2019 11/14

2017年6月15日 2019年11月14日

オフィス移転は、必ずしも希望した施設に入れると限りません。正規の手続きをおこない、十分な予算がある場合でも同様です。なぜなら、入居するには審査をクリアしなくてはならないためです。一般的な個人の住居移転よりも項目が多く、場合によってはたらい回しになる可能性すら懸念されます。そうなってくると、移転どころか通常業務にまで支障を来し、プラスな影響を期待しておこなったはずのオフィス移転がマイナスに作用してしまいます。オフィス入居における審査の流れを正しく理解し、ポイントや注意点を押さえた上で実施することが大切です。

入居審査の流れ

新オフィスへの入居には、複数の段階を踏まなくてはなりません。とはいえ、オフィス移転を何度も経験したことがあるような人は少ないでしょう。実際行動を起こす前に、あらかじめ流れを把握しておくことが欠かせません。移転の検討を開始したあとは、物件選定、申し込み、そして審査といった具合に進むのが一般的です。この審査に通らなければ、それまでの準備もまったく意味のないものとなってしまいます。審査を通過したあとには賃貸借契約を結び、内装設計、工事へと移ります。そして最後に移転、旧オフィスの原状回復手続きといった流れになります。すでに完成された建物であっても、会社のシステムに合わせてある程度設計を調整する形が一般的ですが、まったく変更なく移転するとなれば、工事フェーズは省くことができます。

審査がある以上、どのようにすれば通りやすくなるかという点も知っておきましょう。同じ条件であっても、審査申請の仕方次第で落ちてしまうということも十分考えられるためです。詳しい基準については次項で紹介しますが、まずは必須となる書類を押さえておきましょう。主なものは、申込書・登記簿謄本・会社概要・決算書の4点です。通常の引越し入居時における審査ポイント同様、やはり決算書の内容は特に重要視されます。維持費の支払い能力に繋がるためです。オフィスという規模の大きな施設であるだけに、やはり信頼のおける人物、会社であることが求められるのです。

入居審査の基準

前述の通り、入居審査で見られる部分として特に大きな要素が、信用度です。もちろんこの場合、個人ではなくオフィスの移転なわけですから、会社の信用についてです。そしてその基準は、複数の項目にわたります。主には、業種・法人としての支払い能力・代表者の信頼性・連帯保証人の支払い能力・過去の支払い実績・帝国データバンク情報・事業としての将来性などです。

たとえば業種についてですが、ただジャンルを聞かれるだけではありません。業種から、クレームのつきやすさはどうか、来客は多いかなどを判断されます。施設に入居している会社の評判が悪ければ、建物自体の評判まで落ちかねません。最悪、マイナスな印象のニュースとして報道されることすら懸念されます。支払いのみならず、ゆくゆく付き合い続けるパートナーとしてしっかり見極められるのです。またもう一点、将来性という部分も特徴的です。将来的に成長が見込めるか、逆に破綻の危険はないかなどを判断されます。いずれにおいても、カギとなるのは信用度です。ぜひ覚えておいてください。

オーナーによる傾向

同じ入居審査でも、オーナーによって傾向が違うのもまた事実です。もちろん、必須となるデータについてはいずれも重視するわけですが、オーナーによってある程度こだわる部分を工夫するのも有効でしょう。パターンとしては、主に2種類、個人オーナーか、それとも大手デベロッパーや管理会社かに分けられます。前者は、文字通り個人で判断するため、好みが大きく反映されます。業種に理解があるか、堅い業種かクリエイティブ系か、また代表者同士の相性なども影響してくることでしょう。反面、数字面を重視するのが後者です。支払い能力や帝国データバンクのデータをしっかり読み込み、合理的に審査します。これらの傾向を意識して準備すれば、希望の施設に入りやすくなることでしょう。

通らなかった場合

ポイントを押さえることで審査に通りやすくはなりますが、審査である以上落ちる場合も念頭に置いておかなくてはなりません。会社は個人でなく団体なので、ちょっとした油断が大きな影響を及ぼします。自信があったとしても、万が一のケースもしっかり意識しておくべきです。第二候補、第三候補なども念のためピックアップしておいて、落ちた場合速やかに次の手段へ移れるよう用意しておきましょう。

とはいえ、やはり理想は第一候補への入居です。審査に落ちてしまうことがないよう、徹底した準備で審査へ臨んでください。具体例としては、事前に事業内容をしっかり固めて、審査に通る可能性を高める、評判の良い仲介業者を利用するといった具合です。移転以降、長きにわたり使い続けるオフィスとなるわけですから、妥協のないようこだわることが大切です。

入居審査に通らなければ、それまでの準備も水の泡となってしまいます。さらに、それにより業務が滞ってしまったり、社員のモチベーションを下げてしまったりすることなども懸念されます。ですが、傾向の把握と対策がしっかりできていれば、その点は安心です。スムーズな移転が実現できるよう、しっかりと準備しておきましょう。