オフィスの移転計画を立てるときのポイント｜失敗しないための計画づくりの基本

企業にとってオフィス移転は、単なる“引っ越し”ではなく、業務効率の改善やブランド価値の向上、働き方改革を実現するための重要な経営判断の一つです。しかしその一方で、関係者や業務が多岐にわたり、移転にはさまざまな調整・判断が必要となります。

本記事では、移転計画を進めるうえで押さえておきたいポイントを網羅的に解説します。移転プロジェクトの立ち上げから実行、完了まで、スムーズに進めるためのヒントとしてご活用ください。

オフィス移転の全体像を把握する

まず最初にすべきことは、「オフィス移転とは何を伴うプロジェクトなのか」を俯瞰することです。物件の選定や契約だけでなく、以下のような要素が関係してきます。

• 現オフィスの解約と原状回復
• 新オフィスの契約・レイアウト・内装工事
• ネットワークや電話などのインフラ整備
• 引っ越し作業や什器の搬入
• 社員への案内や通勤環境の配慮
• 住所変更の各種届出と対外的アナウンス

こうした多岐にわたる工程を、段階ごとに可視化することが、トラブル回避とスムーズな進行の鍵となります。

移転の目的と背景を明確にする

次に重要なのが、なぜオフィスを移転するのかという“目的”と“背景”の明確化です。ここが曖昧だと、物件選定の軸がブレやすくなり、後の工程にも影響が出てしまいます。

よくある移転の目的例：

• 事業拡大による手狭さの解消
• オフィスコストの最適化
• 働き方改革（ABW・フリーアドレス化）への対応
• 採用力・ブランド力の強化

目的が明確になれば、譲れない条件や妥協できる点も自然と整理でき、意思決定もスムーズになります。

新オフィスに求める条件の整理

目的が定まったら、新オフィスに求める条件を項目ごとにリストアップしていきましょう。おすすめは「必須条件」「できれば」「あったら嬉しい」の3段階で整理する方法です。

主な条件例：

• 面積／レイアウトの自由度
• 最寄駅からの距離
• 賃料・共益費の総額
• 建物の築年数や設備（水回り、空調、EV台数など）
• 周辺環境（飲食店、銀行、コンビニの有無）

明確な条件と優先順位があれば、物件の絞り込みや意思決定が格段に早くなります。

実施体制とプロジェクトマネジメント

オフィス移転を通常業務と並行して行うには、社内外のプロジェクト体制を早めに整えることが不可欠です。

【社内の体制例】

• プロジェクトリーダーの任命
• 各部門からの代表者選出
• 社外ステークホルダー（不動産仲介、内装、IT、引越し業者など）の早期選定

専門性が求められる部分は、コンサルティング会社に外注するのも有効です。役割分担と情報共有の仕組みを整え、計画倒れを防ぎましょう。

コスト・予算設計の考え方

移転にかかるコストは見えにくく、想定以上に膨らむケースが多いため、余裕をもった予算設計が重要です。

主な費用項目：

• 新オフィスの契約初期費用（敷金・仲介手数料など）
• 内装・什器費用
• ネットワーク・通信インフラ工事費
• 引っ越し費用
• 原状回復費用
• 移転に伴う広報・販促コスト

加えて、予期せぬ出費に備えて「予備費（10〜20%）」を必ず計上しておきましょう。

事前に確認しておきたいチェック項目

オフィス移転では、物件や業者の選定以外にも事前に確認しておきたい細かなポイントがあります。

• 自社住所の変更に伴う官公庁手続き（登記変更など）
• 郵便物・各種契約の住所変更手配
• 社員の通勤経路や福利厚生への影響
• ご近所との騒音・時間帯などの引っ越し配慮
• オフィス周辺の治安や利便性のチェック

一つひとつを丁寧に確認することで、後々のトラブルを防ぐことができます。

市場動向を見極める重要性

オフィス市場は、景気・立地・需給バランスによって常に変動しています。「今が借り時かどうか」を見極める力も移転成功の大きな要素です。

• 空室率が高いタイミングで交渉力が上がる
• 一部エリアでキャンペーン（フリーレント等）が出る時期
• 長期的なエリア開発計画と物件の将来性

不動産会社やコンサルタントから市場レポートを取得するなど、情報収集に積極的になりましょう。

オフィス移転を成功させるための秘訣

最後に、オフィス移転を円滑に進め、満足度の高い結果を得るためのコツをまとめておきます。

• 移転の目的と期待効果を社内で共有する
• スケジュールを“逆算”して計画を立てる
• 信頼できるパートナー企業を早期に選定する
• 定期的に進捗を確認する体制をつくる
• 内装・レイアウトには業務効率の視点を忘れない

そして、すべてを自社だけで抱え込まず、必要に応じてプロフェッショナルの力を借りることも忘れないでください。

まとめ

オフィス移転は多くの要素が絡み合う複雑なプロジェクトですが、事前の丁寧な計画と情報整理が成功のカギとなります。自社の成長フェーズや働き方に合った最適なオフィスを見つけるために、今回ご紹介したポイントを参考に、しっかりと準備を進めていきましょう。

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