オフィスの移転はどんな流れ?スケジュールの引き方

スケジュール

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具体的にどのように移転の手続きを進めていけばいいのか、シミュレーションしてみましょう。

面積規模によって検討期間に違いがありますが、例として、移転半年前からスタートする事例をご紹介します。この一連のシミュレーションを参考にしながら実際の移転についての計画を検討してみてください。

 

オフィス移転のスケジュール

オフィス移転のスケジュールを作るうえで半年前以上前から計画を立て始めるのが最適なタイミングといえます。なぜなら物件の解約予告が6か月前のためです。6か月以上前から物件の下見を始めることでスムーズに準備を進められるでしょう。では次にどのようなことを行えばよいのかご紹介します。

 

移転6ヶ月前まで

6ヶ月前までは、物件の下見・内覧です。できるだけ多くの物件を見ておきましょう。候補が多くあると、家賃の交渉なども有利に進めることが可能ですし、いろいろな立地のランニングコストを比べることができます。下見をする際にはチェックポイントを抑えながら内覧しましょう。

 

移転5ヶ月前

5ヶ月前になったら、いよいよ候補物件を決めて、具体的な条件交渉や賃貸契約締結を行う段階へと移ります。不動産仲介業者と相談して、可能な限り安い賃貸条件をオーナーに交渉してもらいましょう。候補物件を確定する前に、電気水道などの光熱費の大まかな概算なども計算しておきましょう。また、契約した後のことも考えて、具体的なレイアウトも作成しておくと移転後のオフィスの様子もイメージしやすく便利です。

 

移転3か月前

遅くとも3か月前にはしっかりと賃貸借契約を完了しておきましょう。ここで不備があると、移転の予定がどんどん遅れてしまい、通常の業務にも支障をきたしかねません。移転3か月前までに入居内装工事の内容を固めていきます。内装工事をするまでには、当然内部のレイアウトを固めておく必要があり、そのレイアウトの予定に応じて必要な資材や予算が変わってきます。この際は複数の内装業者と打ち合わせをすることによって、一番コストパフォーマンスの業者を選定しやすくなります。面倒に思わず、複数の業者と打ち合わせを入念に行い、見積もりを取りましょう。同時に、オーナーや、関係各社に納期などを通知しておくとよいでしょう。パーティションなどの製作物は発注から納期に約1か月間かかります。入居工事の内容によっては2か月間程度かかる場合もありますので、3ヵ月前が発注のタイミングになるケースが多いです。

 

移転2ヶ月前

2ヶ月前は、いよいよ内装工事が具体的に始まる時期となります。坪数の大きい面積であれば、この時期には工事を始めないと間に合わなくなってしまう可能性が高いです。目安として、300坪以上の面積の場合は3か月前から着手することが必要でしょう。内装工事の場合、音や匂いが発生する工事は土日や夜間工事になります。空中階に店舗が入居しているビルの場合は、夜間工事のみになってしまうので、費用も工期も大きく膨らむことがあります。事前に納期をしっかりと確認し、できれば余裕を持った日程で行えるよう予定を組むことが大切です。

また、各種届出や手続きの準備もこの時期から本格的に動き始める必要があります。必要書類を集めるにも場合によっては日数がかかる可能性がありますので、こうした準備も余裕をもって始めておきましょう。場合によっては内装工事を受け持つ業者がそうした手続きの一部を行ってくれる場合もあります。できる限り、自分で手続きする負担を減らすことができるように、そうした点も業者と打ち合わせをしておくとよいでしょう。

1か月前

1か月前は、内装が完了した新しいオフィスの通信状況などを確認しておき、通常の業務がスムーズに行える環境にあるかどうかをしっかりとチェックしておきましょう。また、オフィスの引越し作業を始める時期ですので、どのような日程で何から運び出すのかを綿密に計画を立てなければなりません。ここで計画をしっかりと立てて、社内の引越しに関係するチームと、引っ越し業者がうまく連携できるように綿密に打ち合わせをしておきましょう。

移転後

移転後は、現在入居しているビルの原状回復工事などの着手を始める時期となります。入居後に必要な関係各所への書類の提出が必要となります。1、2か月の間には済ませなければならない手続きが多いので、漏れがないようにしっかりと確認しておきましょう。

このように、オフィスの移転の準備は6か月前から着手し始めると大きなトラブルなく進めることができるでしょう。特に最初の物件選びは、できる限り家賃交渉を有利に進めたいものです。そのためには、余裕を持った期間と、複数の物件を選択しておく必要があります。期限が迫っていて急いで決めなければならない状況では、有利な交渉を進めることが難しくなることがあるため注意しましょう。弊社では、お客様に合った『移転スケジュール表』を個別に作成させて頂いております。お気軽に申し付け下さい。

 

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