こんにちは。株式会社スリースターマーケティング事業部の福田です。
今回は、賃貸オフィスの探し方についてご紹介します。初めてオフィス移転の担当者になられた方、これからオフィス移転をご検討の方、何から始めれば良いのかわからない方も是非ご覧ください。
賃貸オフィスの借り方の種類が増えています
”オフィスを借りる”というと、ビルの一室を借りて、机や椅子を配置してオフィスをつくるイメージを持たれる方が多いのではないでしょうか。ところが、最近では、サービスオフィスや居抜きオフィス、セットアップオフィスのように賃貸オフィスの種類や選択肢が増えています。それぞれ、どのような物件で、どのような企業や利用方法に向いているのでしょうか。
通常の賃貸オフィス
一般的な賃貸オフィスの貸し方です。室内はまっさらな状態です。
入居企業は、間仕切りなどの造作工事、電気やＬＡＮなどの配線工事をし、什器を搬入して入居します。
レンタルオフィス
共用の受付や会議室があり、1名～10名程度で利用する個室が多数配置されたオフィスです。机や椅子などの什器や、電話やインターネットなどのインフラが整っているため、契約後すぐに入居できるのがメリットです。
サービスオフィス
レンタルオフィスと似ており、明確な定義はありませんが、コワーキングスペースが多いものをサービスオフィス呼ぶことが多いです。共用のラウンジエリアが広くとってあり、個室だけでなく、ラウンジのソファやカフェのような空間で作業することができます。個室は少人数の区画から、100名規模の大型区画までバリエーションが豊富なのも特徴です。実際に100名規模で利用されている企業も多数あります。こちらも什器やインフラは整備済みですので、契約後からすぐに利用できます。
居抜きオフィス
前入居者が設置した造作を引き継いで入居するのが居抜きオフィスです。後継テナントは入居工事にかかる費用や、工事期間を削減できるメリットがあります。コロナ禍では使用年数が短い、きれいでおしゃれな内装の物件が急増しました。退去するテナントは原状回復義務を承継できますので、費用を大幅に削減できるメリットがあります。
セットアップオフィスとは
“受付”や“会議室”などの内装が施工された状態で借りることができるオフィスです。
内装は貸主側が施工しますので、入居者は工事費用や手間、時間を削減することができます。
プロのデザイナーが設計するので、最新のおしゃれなデザイン仕様になっています。
採用を強化したい企業や、大型ビルから面積を縮小して移転したい企業におすすめです。ビルグレードを落としても、オフィスのグレードを下げずに移転することができます。
何を基準に選べばよいの？おすすめは？
移転や開設をされる目的によって異なりますが、「コスト」と「入居するであろう期間」が一つの基準になると思います。「コスト」は、契約から退去までにかかるであろう費用を計算してみます。「入居するであろう期間」に関して、従来は、企業の移転の間隔は5年から10年程度と言われていました。移転コストが大きいことや、契約年数の縛りなどから、長期間入居することが前提でした。ところが、成長過程にあるベンチャー企業などは、1年や2年程度で移転するのも珍しくなくなっています。ビルの契約も、縛りをなくす事例が増えています。数か月という短期間から契約できるセットアップオフィスも人気が高いです。
・コスト：賃料の他に、敷金、内装工事費用、什器購入費用、仲介手数料、原状回復工事費用などが考えられます。
・入居するであろう期間：人員計画をもとに、”何年くらいで手狭になりそうか”を考えます。
おすすめとしては、1年や2年程度であれば【レンタルオフィス】や【什器付きのセットアップオフィス】がおすすめです。通常オフィスとセットアップオフィスでは、3年くらいでは【セットアップオフィス】のようはコストパフォーマンスは良さそうです。通常オフィスは初期のコストパフォーマンスは良くないですが、内装が自由にできることや、５年以上の入居であればコストパフォーマンスは高くなります。
一番コストパフォーマンスが高いのは【居抜きオフィス（原状回復工事不要）】というパターンです。取り壊し予定のビルなどが該当するのですが、相場よりもかなり安く借りれるため、ランニングコストも魅力的です。
”通常のオフィスを借りて、多額の内装工事費用をかけたけど、1年後には手狭になってしまった”というようなことにならないよう、コストと期間のバランスはしっかりと考えましょう。
賃貸オフィス物件を探す方法
インターネットでは探すには限界がある
賃貸住宅と違い、賃貸オフィスの情報はインターネットにはあまり公開されていません。
とくに、大手デベロッパーの物件や、ファンド物件などは空室状況はわかっても、賃料は「相談」と記載されていることが多く、いくらなのかわからないと思います。
そのため、インターネットで検索しても、うまく探すことは難しいのです。
オフィス専門の仲介業者に依頼する
住宅は住宅に特化した仲介業者があり、オフィスはオフィスに特化した仲介業者があります。
さらに、居抜きオフィスを仲介できる仲介業者はまだ少ない状況です。
オフィス仲介に特化した仲介業者に依頼するのがおすすめです。
営業担当者に移転する目的や要望を伝え、見合う物件を紹介してもらいましょう。インターネットには掲載できない物件も紹介してくれると思いますし、タイミングによっては未公開物件を紹介してくれるかもしれません。
物件探しから契約締結、引っ越しまでの流れは？
１．要件を整理して仲介業者に依頼
２．物件紹介
３．現地内覧
４．社内で検討、物件の絞り込み
５．申込書の提出
６．審査、条件交渉
７．賃貸借契約書の条文調整
８．重要事項説明
９．賃貸借契約書の締結。敷金等の入金
１０．貸室引き渡し
１１．入居工事着工
１２．工事完工
１３．引っ越し
いつから物件探しを始めれば良い？移転スケジュールを把握しましょう
物件探しから契約締結、引っ越しまでの流れは上述のとおりですが、では、どれくらいの期間がかかるものなのでしょうか。規模や工事内容にもよりますが、200坪以下の移転ではおおよそ以下のような期間がかかります。
賃貸条件の合意から契約書の締結までは約1ヶ月間程度かかります。同時並行でレイアウトや内装の打合せを進め、契約書の締結後に工事や什器製作の発注をします。受注生産のものが多いので、発注から納品までは約1 ヶ月程かかります 。さらに、工事期間は着工から完工まで1ヶ月から3ヶ月間程度かかります。
ということで、引越しの3ヶ月から5ヶ月前にまでには条件合意の状態まで進める必要があります。
物件を探し始めるのは、引っ越しの約1年前から始め、7ヶ月くらい前には絞り込みを始めるのが良いかと思います。
解約予告を出すタイミングは？
賃貸オフィスの中途解約は、6ヵ月前、もしくは3ヵ月前までに解約予告を出す必要があります。詳細は賃貸借契約書に記載されていますが、「○○年〇月〇日までは解約できない」というような解約不可の条件を付されている場合がありますので確認しましょう。
解約予告を出すタイミングは、原状回復工事期間との兼ね合いで決めましょう。半導体不足により、通常よりも工事期間が長くなっているので注意が必要です。
原状回復工事をせずに退去する方法がある！？
居抜きで退去するという方法があります。内装の状態によっては、居抜きで引き継いでくれる後継テナントが現れるかもしれません。居抜きは貸主の承諾が必要ですので、解約予告を出す前に相談してみましょう。
要件を整理しましょう
移転先を探すにあたり、要件から整理していきます。
会社の成長を実現するためには、どのような働き方が必要で、その働き方を実現するオフィスは、どのようなオフィスであるべきか。現状の課題や、理想のオフィス、働き方から考えます。
まとめる内容は、移転の目的、希望エリア、面積（在籍人数、利用人数、出社率、テレフォンブースの有無、個室の数）、賃料の予算、移転時期、その他設備（駐車場など）です。
カーボンニュートラルへ向けて再生可能エネルギー導入ビルもおすすめ
最近は、カーボンニュートラルへ向けてCO２削減量の目標を定めている企業も増えてきました。そのような企業には【再生可能エネルギーを導入しているビル】がおすすめです。
再エネ電力を利用すると、スコープ２のCO2排出係数がゼロになりますので、目標達成に貢献してくれるでしょう。
要件整理のポイント：移転目的
最近では、増員による拡張移転、面積を適正化するための移転、立地を改善するための移転が増えています。
ほかにも、旧耐震ビルに入居していて、耐震に不安がある。採用のためにビルグレードを改善したいなどを目的にする移転もあります。
要件整理のポイント：BCP対策ってどう評価する？
BCPとは事業継続計画のことで、有事の際でも事業を継続するための計画です。オフィスビルでは、「耐震性能（新耐震、制震、免震構造）」、「貸室内への電源供給の有無、想定時間」、「非常用発電機の設置スペース」、「防災備蓄倉庫」、「ハザードマップ上の立地」などを評価します。東日本大震災以降に開発されたほとんどのビルは、BCP対策を強化しています。
要件整理のポイント：エリアの選定。各エリアの賃料相場は？
東京の人気オフィスエリアを区ごとにご紹介します。
エリアをクリックすると、各エリアの賃料相場ページ、面積ごとの物件一覧へ遷移できますので是非ご覧ください。
千代田区：丸の内、大手町、有楽町・日比谷、霞が関・内幸町、神田、秋葉原、御茶ノ水、九段下、四ツ谷、飯田橋、水道橋、麹町、半蔵門
中央区：八重洲、日本橋、京橋、三越前、銀座、茅場町、八丁堀、人形町、東日本橋
港区：新橋、浜松町、田町、品川、虎ノ門、溜池山王、赤坂見附、青山一丁目、表参道、六本木、
新宿区：西新宿、新宿東口、新宿三丁目、新宿御苑前、神楽坂、飯田橋、高田馬場
渋谷区：道玄坂・円山町、南平台・桜丘町、宮益坂、宇田川町・神南、新南口、代々木、千駄ヶ谷、原宿・神宮前、恵比寿、代官山、広尾、代々木八幡・代々木上原
品川区：大崎、東五反田、西五反田、品川シーサイド、大井町、大森
物件現地を内覧する際に確認すること
オフィス移転マニュアルダウンロード
こちらから移転マニュアルをダウンロードできます。
アクセス・周辺環境
最寄駅からの距離、道のりを確認します。周辺環境では、ランチに利用できそうな飲食店があるか、来客が多い会社であれば、マイナスな印象を与える施設がないか確認しましょう。
共用部分
エントランス
エントランスはビルの顔とも呼ばれるエリアです。清潔感があるか、他テナントが占有していないか。管理状態が見える箇所です。また、平日、土日祝日の開閉時間も確認します。土日祝日はエントランスを閉めているビルが多いため、土日祝日に来客がある場合は事前に確認しておきましょう。夜の遅い時間帯に来客が想定される場合も同様です。
エレベーター
エレベーターの数はビルの規模、在館人数によって規定されています。エレベーターで確認する点は、台車の使用想定の有無です。大型ビルでは貨物用エレベータが設置されていますが、中小ビルでは貨物用エレベータはありません。荷物の搬出入が多い場合、入居後のトラブルになることがありますので、事前に説明・確認しておきましょう。
メールボックス
メールボックスは場所とサイズを確認しておきましょう。郵便物が多い業種の場合は専用のメールボックスを設置させてもらうこともあります。また、設置されている場所によっては、土日に配達されない場合もありますので確認が必要です。
専有部（貸室内）
天井高
天井高はオフィスの開放感に影響を与えます。新築ビルでは2600㎜から2800㎜の物件が多いです。個人的な意見としては、2500㎜以上あるのが望ましいです。
”天井を抜く”という手もありますが、ビルの竣工時期によってはアスベストの問題が出てくることもあります。管理会社や内装会社と事前に打合せしましょう。
セキュリティ
ビルのセキュリティシステムを確認しましょう。最近ではセキュリティカードの利用が一般的です。無償貸与される枚数や、追加発行料などを確認しましょう。
電気容量
最近のビルでは”容量が足りない”ということはあまり聞きませんが、古いビルでは増設対応する必要がある場合があります。その場合は、キュービクルの空き状況を確認する必要があります。使用想定の電力量は事前に把握しておきましょう。
空調方式・ゾーニング
オフィスビルの空調は、個別空調とセントラル空調、もしくはその併用というパターンが多いです。小規模ビルや中規模ビルは個別空調（天井カセット式。4方向に吹き出しがあるタイプ）が多く、大規模ビルではセントラル空調が一般的です。セントラル空調でも、温度設定や風量調整が細かくできるタイプも増えており、最新の大規模ビルでは、空調設定のゾーンはかなり細かくなっています。
トイレ清掃
小規模ビルでトイレが専有部にある場合、トイレ清掃の有無と費用負担を確認しましょう。
ごみ回収
事業用のごみ回収の方法を確認しましょう。区やビルによって出し方が異なります。
候補物件を比較検討して絞りこむ
対象となる物件が出たら、比較検討していきましょう。一つの物件に絞り込んで交渉する方法と、複数の物件を比較しながら交渉する方法があります。物件の引き合い状況によっては、比較している間に他社に優先権を取られてしまうケースもありますので、スピード感が大切です。仲介業者と密にコンタクトを取りながら進めましょう。
賃貸条件を交渉する際のポイント
交渉できる項目は、賃料だけではありません。
契約形態やフリーレントの長さ、敷金、内装工事費用など、様々な交渉項目があります。貸主の属性や、考え方によって、柔軟に対応して頂ける項目も異なります。仲介業者の営業担当者と優先順位を相談しながら交渉しましょう。
賃貸借契約書とはどんな内容なのか
契約形態について
オフィスの賃貸借契約で使用される契約形態は主に以下の３つです。
１．普通借家契約（一般建物）
1年間以上の契約期間が設定され、期間満了の際は更新していくタイプの契約形態です。
オフィスでは2年、もしくは3年間で設定されることが多いです。小規模ビルでは更新の際に更新料や事務手数料が発生する場合があります。
基本的に、貸主からの解約ができないので、借主のほうが強い立場にある契約形態と言われています。（貸主からの解約には正当事由が必要なります。）
２．定期借家契約（定期建物賃貸借契約）
期間の定めはなく、1年未満の契約も可能です。更新はなく、契約を続ける場合は再契約を締結する必要があります。再契約のタイミングでは新たに賃料を設定します。賃料は周辺相場にあわせて設定するのが一般的です。パワーバランスとしては、賃貸条件が合意しない場合、借主は退去することになりますので、立場は同等程度と言われています。
３．施設利用契約（サービス利用契約）
レンタルオフィスやサービスオフィスで使用される契約です。ホテルやスポーツジムと同じような形態です。
賃貸借契約を締結する際に発生する費用
預託金
敷金や保証金を預け入れます。賃料滞納の際の担保として預けるというのが一般的です。最近は、保証会社を利用することで、賃料滞納のリスクをなくし、預託金を下げるケースが増えています。保証会社に支払う保証委託料は月額の支払い費用の1ヵ月分というのが一般的です。
仲介手数料
賃料の1ヵ月分が上限です。
賃貸借契約書で確認すべき条文
賃貸借契約書に書かれている条文はすべて重要なのですが、ここではポイントをご紹介します。
契約書は3回以上読み込んで、不明な用語や言い回しは弁護士や仲介業者に確認しましょう。
使用目的
想定している使用目的と相違がないか確認しましょう。
更新・再契約
期間満了で契約を終了したい場合、つまり更新しない場合はいつまでに届け出る必要があるかを確認します。期間満了以外で解約すると違約金が発生するケースがあります。
敷金・保証金
敷金の返還時期について確認しましょう。”契約終了日から3か月以内に返還する”というのが一般的です。あまりにも長い場合は相談してみましょう。
賃料の改定
賃料の改定ができるか否か、双方から申し出ができるかを確認しましょう。また、”協議のうえで”という文言が入っているかも大切です。
中途解約・契約期間開始前解約
中途解約ができるかどうか。解約予告の期間。解約違約金の額を確認しましょう。
フリーレントがついている契約の場合、当初の契約期間中に解約すると、免除された金額が違約金になるのが一般的です。更新後はフリーレントの違約金は無くなるのが一般的です。
また、契約を締結したものの、契約期間が始まるまでの間にやむを得ずキャンセルする場合もあります。その際の違約金の額も確認しておきましょう。
貸主からの契約解除
賃料を滞納した場合や、禁止事項に違反した場合に解除されてしまうケースがあります。内容を確認しておきましょう。
賃料以外に発生する費用
物件によって異なりますが、賃料や共益費以外にも、電気代、水道使用料、駐車場使用料、町内会費、貸室内の清掃費用などがかかるケースがあります。
原状変更について
入居後の内装工事に関する規定が書かれています。内装工事業者の指定について書かれていることがありますので、指定の有無を確認しましょう。
禁止事項
オフィスを使用するうえで、禁止されている内容を確認しましょう。
ペットの持ち込みや、宿泊などは禁止されていることが一般的です。
損害賠償・違約金の予定額
遅延損害金や損害賠償、違約金などの項目を確認おきましょう。
特約事項
大手デベロッパーの物件では、契約書の条文自体は変更せずに、特約で対応するのが一般的です。フリーレントの内容や、解約禁止期間、連帯保証人の削除などの内容が記載されます。
館内規則
館内規則がある場合は、こちらも内容を確認しましょう。
工事が実施可能な時間帯や、引っ越しの際の時間帯などが書かれています。
館内に店舗が入居している場合は特に注意が必要です。夜間工事しかできない場合、工事期間も長くなり、費用が高くなる傾向があります。
入居する際の内装デザインや工事はどこに依頼すれば良い？
オフィスの内装デザインや工事は専門業者に依頼しましょう
オフィスの入居工事は、レイアウトプランの作成、電気（配線、照明）工事、通信・ネットワーク工事、造作工事、什器購入、引っ越し作業などの作業・工事が発生します。
それぞれ別の会社に発注するのですが、個別に依頼するのは調整が難しくほとんど不可能です。ですので、オフィス専門の内装会社に依頼するのがおすすめです。すべての手配・工事を一元管理してもらいましょう。
施工会社は貸主から指定される場合もありますので、あらかじめ確認しておきましょう。
内装デザインや工事業者に声をかけるタイミングは？
物件の内覧に同席してもらうのがおすすめです。
実際に現地を見ながら打合せできること、内装会社ならではのアドバイスを貰えることも期待できます。レイアウトを依頼すればスムーズに作業・提案が進みます。
複数の内装会社に依頼して、コンペを行うケースもあります。
工事区分ってなに？
内装工事をするにあたり、ビル側が定めた工事区分表というものがあります。
A工事、B工事、C工事という風に分けられています。
A工事：ビルの基本仕様。
B工事：費用負担は借主、工事業者は貸主指定。
C工事：費用負担は借主、工事業者は借主が選定できる。
B工事の内容は、電気（ブレーカー）工事、空調工事（増設、移設など）、防災設備工事（煙感知器増設など）、躯体にかかる工事（天井までの間仕切りなど）が一般的です。
会議室などの個室を作るのはB工事となるケースがあります。
C工事の内容は、電気配線工事、電話・通信工事、什器の搬入設置、天井までかからない間仕切りなどです。
退去時の原状回復について
原状回復工事とは、借りたときの状態に戻す工事です。原則として、賃貸借期間が終了し、オフィスを退去するには原状回復する必要があります。
入居工事で施工した造作壁などの間仕切りを解体・撤去し、照明や空調を移設している場合は元の位置に戻します。
原状回復工事は賃貸借契約期間内に実施する必要があります。また、工事は貸主の指定業者で行うことが一般的です。
詳細は契約書の条文「原状回復」や「原状回復要綱」に記載されていますので確認しましょう。
原状回復工事費用の目安や期間は？
工事の内容や規模にもよりますが、小規模ビルから中規模ビルの場合、相場は1坪当たり7万円から10万円程度です。高層ビルなどの大型ビルになるとそれ以上という単価になります。
原状回復せずに退去する方法がある？
居抜きで退去するという方法があります。
後継テナントを見つけて、居抜きで退去することができれば原状回復を免除してもらえます。
※居抜きでの退去には貸主の承諾が必要です。解約予告を出す前に是非ご相談ください。
オフィス検索サイトのご紹介
賃貸オフィス検索サイト「officetar」
居抜きオフィス検索サイト「vivit」
セットアップオフィス検索サイト「RAKNA」
リノベーションオフィス検索サイト「Reborn」
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移転マニュアル