準備しておきたいオフィスのセキュリティ対策

2020 9/17

2017年6月15日 2020年9月17日

情報管理が万全ではないのなら、今の時代においては一企業として大きな問題を抱えていると言わざるを得ません。情報通信社会の発展に伴い、より情報管理を徹底しないといけなくなったのが事実です。そして、すぐに幅広い情報が拡散していく中で、企業の社会的責任も増大しています。

情報漏洩が原因で社会問題に発展する可能性も秘めています。まして個人情報保護法が施行され、何も対策を講じない企業は取り残されてしまうといえるでしょう。セキュリティ面の安全管理についてどのように考えるかは企業によって異なるものの、それぞれに適応する形でしっかり対応していく必要があります。

情報漏洩は顧客信頼度や企業イメージや社員の意識改革などに繋がる事柄であり、情報漏洩によっての企業の賠償額はおよそ7000億円とまでなっています。顧客からの信頼だけでなく、実質的にも大きな損害を被る可能性があるのです。当然問題となるのはどのようにしてセキュリティ面を強化していくかです。様々な方法があるからこそ、それぞれの企業で適している方法を選択しないといけません。

オフィスでの情報漏洩の経路

オフィスでの情報漏洩の大半は内部からの流出です。もちろん外部からサーバーへ侵入する場合もあります。とはいえ漏洩経路としては、社員の紙による持ち出しが最も多く、パソコンから記録メディアによる持ち出しも少なくありません。オフィスでの情報漏洩はあるものと考えて対策を講じましょう。たった一つの情報漏洩が大問題に発展することも考えられます。個人情報を取り扱う企業は情報漏洩や減失の防止に努める必要があります。

当然ながら考えていかないといけないのは、入退室管理の実施です。そして、盗難防止のための策や機器や装置の保護についての考慮も必要になります。情報漏洩は外部からではなく、内部からの方が多いのが事実です。自社の社員を疑う必要のないよう、社員を守る意味でもセキュリティ対策は厳重にしておきましょう。

取り入れるべきセキュリティ対策

オフィスのゾーニング

用途に応じて事務所の間取りを決めるのをゾーニングと呼び、オフィスのゾーニングがセキュリティ面の強化に繋がっていきます。誰もが入れる区域のエントランスゾーンにはあまりセキュリティレベルを高くしなくても良いものの、業務ゾーンや機密情報ゾーンの場合はセキュリティを高める必要があります。

受付にも工夫をするとさらに安心です。受付にパーティションを置けば、来訪者の視線を遮れます。外部からの侵入を防ぎ、そして情報管理を徹底していく上で、オフィスのゾーニングについて考えることが大切になります。

アクセス権限の明確化

誰がどの情報を扱っているのか、あるいはこれから扱うのかを明確にすれば、必然的に情報漏洩は起きづらくなります。誰もが全ての情報を扱うのなら、当然ながら情報漏洩した際には、全員が疑われることになるでしょう。扱う範囲を明確にすれば、情報漏洩が発覚した際の責任が誰にあるのかを明確にできるメリットがあります。それぞれが取り扱う情報を明確にし、そして担当の人間以外はアクセスできないようにすれば、情報漏洩のリスクは減らすことができるでしょう。

廃棄物の管理

携帯電話やパソコンなどを廃棄する際には、情報漏洩の可能性を考えないといけません。産業廃棄物は個人情報漏洩のきっかけになりかねないのが事実です。データを1台ずつ管理し、そして金属探知ゲートを設けて紛失を防ぐなどするのが効果的となります。やはり基本となるのは適切な業者に依頼して産業廃棄物を処理することでしょう。

情報漏洩が発覚した際に原因を考えても分からないという場合、実は産業廃棄物から情報漏洩した例もあります。オフィスの場合は内部から情報漏洩する場合が多いものの、外部からの情報漏洩もない訳ではありません。有益となる情報を入手できる可能性もあると考えて産業廃棄物が狙われる可能性があるのです。今後使用しない産業廃棄物であっても、細心の注意を払っての対応を心がけましょう。

情報漏洩することによっての危険性は極めて高いといえます。企業としての信用問題に発展し、顧客信頼度もガタ落ちとなる場合も少なくありません。安全管理が当たり前となった今、情報漏洩をしないための仕組み作りに力を入れましょう。情報管理を分担して徹底することやオフィスのゾーニングを考えること、さらには産業廃棄物の処理の方法など、考えないといけないことはたくさんあります。オフィスを漏えいの起きにくい環境に整えておきましょう。