こんにちは。スリースター、セットアップオフィス事業部の福田です。

今回は、最近人気が高い「セットアップオフィス」について、貸主側のメリットや注意点についてご案内します。

現在、空室を抱えており、埋め戻しにお悩みの貸主様、ビルオーナー様は是非ご覧ください。

セットアップオフィスが増えている背景

ここ数年、セットアップオフィスが増加しています。

　セットアップオフィスは、会議室や受付などの造作や、机や椅子などの什器が設置されているため、入居時の工事費用を大幅に削減することができます。さらに、レイアウトプランや工事にかかる打合せ時間や手間を削減できることが評価を得ています。

　セットアップオフィスが多い面積帯は30坪から70坪程度の物件です。想定利用人数は30名以下の物件が多く、ベンチャー企業向けと言えます。成長過程のベンチャー企業は、本業が忙しく、社員数も少ないため、「移転プロジェクト」を社長が担当するケースも珍しくありません。ただでさえ忙しい中、レイアウトプランや内装デザインのことまで考えるのは大変ですよね。そのような企業に「セットアップオフィス」が選ばれているのです。

　プロのデザイナーが設計したオフィスは、おしゃれで洗練されています。採用ホームページにオフィスの写真を掲載して、オフィスの雰囲気を求職者にアピールすることもできます。

セットアップオフィスにする重要性

　競合物件が多い市況において、オフィスビルの差別化は極めて重要です。以前は、水回りや共用部のリニューアルが差別化の手段とされてきましたが、最近ではオフィスビル全体の提供価値を高めることが求められています。

従来、水回りや共用部のリニューアルは物件の魅力を引き上げる一助となりました。しかしながら、今日の市場ではこれが標準的なものとして受け入れられており、差別化を図るだけでは限界があります。多くの競合物件が同じようなアップグレードを行っているため、テナントの選択を左右する要素としては効果が薄まってきているのが現状です。

フリーレントや賃料の値下げといった賃貸条件のキャンペーンも一つの方法ですが、これもあくまで一時的な手段であり、長期的な差別化には繋がりにくいものです。ここでおすすめなのが、セットアップオフィスへのリニューアルです。

セットアップオフィスへのリニューアルは、テナントに対する付加価値を提供する手段として非常に有効です。例えば、最新の働き方に対応可能なレイアウトプランを導入して効率的な業務環境を提供する、柔軟な間仕切りや家具配置で多様な作業スタイルに対応する、環境に配慮した持続可能な設計でエコフレンドリーなオフィスを提供するなど、テナントが求める価値を具現化することができます。

最新のデザインやトレンドに基づいた内装や空間構成を提供することで、テナントにとって魅力的で快適な職場環境を提供できるでしょう。こうした差別化は、テナントの満足度向上や長期的な契約につながり、オフィスビルの収益性を向上させる一助となるでしょう。

セットアップオフィスのメリットとは

テナントのメリット

上述の通り、入居費用を削減することができます。内装工事だけでなく、敷金を少なく設定している物件も多く、中には「敷金不要」としている物件もあります。

セットアップオフィスを契約された企業のコメントを一部ご紹介します。

貸主側のメリット

貸主のメリットは主に３つです。

内装デザイン・レイアウトプラン

内装デザインは、物件の引き合い状況やターゲットテナント層に合わせて柔軟に考える必要がありますが、一般的には万人受けするデザインがおすすめされます。これには、広く異なるテナントの好みやニーズに合致するデザイン要素を取り入れることが含まれます。過剰なデザインは避け、広く受け入れられるデザインアプローチを選ぶことが大切です。

レイアウトプランの作成も重要なステップです。これは入居する人数や業種業態に基づいて行われ、効率的かつ機能的なオフィス空間を実現するための計画です。例えば、テナントの業務に合わせて会議室の大きさや数、コラボレーションスペースの配置、テレフォンブースの設置などを検討します。これにより、テナントの業務フローに適した使い勝手のよい環境を提供できるでしょう。

内装業者に対して、具体的な要望を伝えるためには、RFP（提案依頼書）を活用することも一つの方法です。RFPには、会議室の仕様や数、テレフォンブースの必要性、デザインの方向性などを明記して提出します。ただし、あまりに細かく指定しすぎると、業者の提案の幅が狭まってしまう可能性があるため、バランスを取ることが重要です。

一方で、ある程度の柔軟性を保つことも考慮すべきポイントです。内装業者は専門家であり、彼らの創造力や経験を活かした提案が新たなアイデアや効果的なデザインを生み出す可能性があります。提案の際には、ある程度のガイドラインを示しつつも、業者の専門知識を活かして最適なソリューションを模索していくことが重要です。

内装デザインとレイアウトプランの決定に際しては、テナントのニーズと柔軟性を考慮し、バランスを取ることが成功の鍵となるでしょう。

テナントのニーズと柔軟性

　セットアップオフィスに入居する企業の多くは、成長過程にあるベンチャー企業が占めており、2年から3年程度の期間でオフィスを利用することが多いです。このような短期間の利用を見据えて、賃貸条件を設定する際には、企業の成長段階や状況に柔軟に対応することが大切です。

入居しやすく、退去しやすい条件を提供することは、セットアップオフィスの成功において非常に重要です。そのため、契約形態や解約予告期間をあまり厳しく縛らないことがおすすめされます。こうすることで、テナント企業がビジネスの成長や変化に合わせて柔軟にオフィス利用を調整できる環境を提供することが可能です。

ブランディングとプロモーション

おしゃれなオフィスデザインはオフィスビルのブランディングに大きく貢献します。ビルのホームページや会社のホームページに掲載し、是非アピールしましょう。訪問者やテナントは、ウェブサイトを通じてビルの雰囲気や特長を事前に確認することができます。そのため、オフィスデザインがビルのイメージを形作る重要な要素となります。

さらに、SNS（ソーシャルメディア）を積極的に活用することもおすすめです。InstagramやX（Twitter）などのプラットフォームを活用して、オフィスの魅力的な一面を発信しましょう。写真や動画、オフィスの様子を共有することで、多くの人々にビルの存在を知ってもらうチャンスが広がります。また、SNSを通じて直接エンド企業とコミュニケーションを取ることも可能です。興味を持った企業からアプローチがあるかもしれません！

注意点と課題

予算・コスト管理の重要性

　セットアップオフィスにリニューアルした際、「いくらで貸せるか？」という点は非常に重要な要素です。賃料設定においては、いくつかの重要な要素を考慮することが大切です。

まずは、周辺の賃料相場を確認することから始めましょう。同じ地域や近隣の類似物件の賃料を調査し、市場価格を把握することが重要です。これにより、相場に合った適切な賃料設定が可能となります。

また、セットアップオフィスの成約事例も参考にすることが重要です。同様のオフィススペースがどのくらいの価格で貸し出されているかを調査し、実際の成約賃料を把握することで、競争力のある賃料を設定できるでしょう。

さらに、投資した費用の回収期間についても考慮してみましょう。賃料の上乗せ分だけでなく、オフィスの運営に関わる諸経費やメンテナンス費用、管理費などを考慮し、キャッシュフローを計算してみることが重要です。これにより、投資回収までの期間や収益性を評価することができます。

スケジュール管理の重要性

　「セットアップオフィスにしよう」といっても、すぐに工事できるわけではありません。検討開始からセットアップオフィス工事完了まで、いくつかのステップを踏む必要があります。具体的には以下のような流れです。

全体的な流れは、内装工事会社に提案を依頼し、現場調査、提案、発注、工事着工という流れになります。複数の内装工事会社に提案を依頼することで、異なる視点からの提案やアイデアを得ることができます。

会社を選定したら、工事の発注手続きを行います。契約書の作成や必要な手続きを進め、工事のスケジュールや細かい要件を確定させます。

工事が着工する前に、準備期間を設けることが重要です。全体的なスケジュールとして、3ヵ月から4ヵ月間程度は見ておいた方が良いでしょう。

テナントのニーズは変化する

　セットアップオフィスは、その利点として、テナントが退去した際にも内装造作などの設備をそのまま次のテナントへ活用することができる点が挙げられます。しかし、同時に考慮すべき重要な要素として、テナントのニーズが時代とともに変化していくことがあります。最新のトレンドや働き方の変化に適応するために、セットアップオフィスのリニューアルが必要とされるケースが増えています。

近年、働き方やビジネス環境の変化に伴って、オフィスのニーズも大きく変わってきました。例えば、テレフォンブースの数や会議室の配置などが重要なポイントとなっています。リモートワークの普及により、個別作業スペースや集中力を保つための静かなスペースが求められる一方で、リモートでのコミュニケーションをサポートするためのコラボレーションスペースや会議室の需要も高まっています。

このような変化に対応するために、セットアップオフィスは定期的なリニューアルを考慮する必要があります。例えば、柔軟な間仕切りや家具の配置を採用し、スペースの使い方を変えることで、異なるテナントのニーズに対応できるようにすることができます。

まとめ

　コロナ禍の影響は、オフィスの在り方に大きな変化をもたらしました。この変化は、いくつかの重要な側面を通じて具体化しています。

まず、移転サイクルの短縮とオフィスの流動性の要求が顕著です。従来、企業は5年から１０年に一度程度のペースでオフィスを移転・拡大することが一般的でしたが、コロナ禍によってテレワークや柔軟な働き方の導入が加速し、オフィスの必要性や配置がより迅速に変化するようになりました。

さらに、情報のアクセスと共有が容易になったことで、物件を探すテナントの知識レベルが高まっています。インターネットや不動産プラットフォームを活用して、多くの物件情報を簡単に入手できるようになったため、テナントはより詳細な情報を求め、物件選定において慎重な判断を下す傾向があります。

さらに、レンタルオフィスやコワーキングオフィスなど、はたらく場所の選択肢が増えていることも注目すべき変化です。企業は従来の長期契約型オフィスだけでなく、柔軟な利用が可能なオプションを探求するようになり、自社のニーズに最適なスペースを選択することが重要となっています。これにより、オフィス提供業者も多様な選択肢を提供し、テナントの多様なニーズに対応しています。

最後に

当社はセットアップオフィスにリニューアルするサポートを積極的に行っております。

豊富な内装業者のネットワークを活用し、セットアップオフィス提案に優れた業者をご紹介、仲介業者として、「選ばれるセットアップオフィス」の知見を活かしてプランへのアドバイス、また、セットアップオフィスにした際リーシングのお手伝いもしています。適切な契約条件の選定や交渉は、セットアップオフィスの成功において重要な要素です。

セットアップオフィスのことならお気軽にご相談ください。