オフィスのコスト削減をする5つの方法

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企業経営をする上では、様々なコストを支払い続けなければなりません。売上の増減と一緒に変動する売上原価や原材料費に加えて、家賃や光熱費、人件費など企業経営に必須なコストは多方面にわたります。コストを、ゼロにすることは困難ですが、削減することは可能です。コスト削減を持続することで、十分な利益を生み出す可能性もあります。では、そのコスト削減とは、どう実行すればいいのかをご紹介しましょう。

まずはオフィスのコストを把握

会社が活動をするためには、様々なコストが必要です。あるいは、人件費、家賃、電気代、光熱費、郵送費などを駆使して事業を大きくすることが企業活動ともいうことができます。もちろんコストをかければ活動も活性化しますが、湯水のように使うわけにもいきません。売上げ以上に経費を使い込んでは赤字になってしまうからです。

そうとはいっても経費を完全になくすことはできません。節約できるところはできるだけ節約して、なおかつ売上げを増やすことができた時、会社は成長を遂げるのです。売上げは予測通りにはいかないこともありますが、コストならば比較的正確に把握することもできるでしょう。まずはオフィスのコストを正しく理解して、その中から削減できる部分を探すことからコスト削減はスタートします。

売上げを伸ばすだけではなく、経費を削減することで純利益を増やすこともできるのです。つまり、コスト削減は会社の利益に直結する取り組みといえますし、決しておろそかにしてはいけないといえるでしょう。

コスト削減の方法

オフィスのコスト削減をはかるには、例えば、以下5つの方法が考えられます。

①電気代などの光熱費

家庭では光熱費を節約している社員でも、会社ではあまり気にしていないというケースは少なくありません。まずは従業員一人一人に現在どれぐらいの光熱費がかかっているのか認識させ、経費削減を意識させましょう。使っていない部屋の電気をこまめに消すなど、小さいことの積み重ねが大事です。

②OA機器費

オフィスにはパソコンやコピー機など数多くのOA機器があります。これらの電気代をいかに節約するかはコスト削減のカギといってもいいでしょう。特に一昔前のコピー機は消費電力が非常に大きいので、コピーを頻繁にとるオフィスならば省エネタイプの最新機種に変えるのもおすすめです。また、パソコンのモニターも初期設定は明るすぎということがほとんどです。電気代がかさむばかりか視力低下の原因にもなるので、必ず明るさの調整を行うようにしましょう。

③残業代

残業代を節約することで人件費はもちろんのこと、残業に伴う光熱費を削減することもできます。残業を許可制にしたりノー残業デーを設定することで、社員社員が仕事の効率を考え能動的に働くようになるというメリットもあります。残業続きは社員を疲弊させるため、疲労やストレスの解消にもつながるでしょう。

④通信費

日本には5,000近くのプロバイダ業者がいるといわれています。その中でもっともリーズナブルな会社を選択しているか見直してみましょう。また、レンタルサーバを借りているならば、必要なサービスだけを提供してくれている会社かどうかチェックしてください。もちろんセキュリティ面にはしっかりとコストをかけなくてはいけませんが、会社によっては必要のないサービスまでオプションで加えられていることも多々あります。

⑤オフィスの賃料

健全な経営を持続するためには、オフィスの賃料は粗利益の10~20%以内に設定するのが妥当といわれています。たとえば月間の売上げが3000万円で粗利益率が30%ならば、3000万円×30%=900万円が粗利益です。したがってその10~20%の90~180万円が適切なのです。立地条件が良いことで増収が見込める事業ならば180万円、周辺環境の影響をあまり受けないならば90万円で問題ないといえるでしょう。

現在、好立地にある家賃の高い物件にオフィスを構えているものの、実はどこにあっても業績にはあまり関係ないという場合、より安い物件に引っ越すというのも一つのコスト削減方法です。もちろん移転コストは必要ですが、毎月の家賃の差額を考えれば1年ほどで回収できることもめずらしくありません。

オフィス移転によって削減できるコストは家賃ではないという点も注目に値します。たとえばオフィスそのものを縮小することで光熱費を下げることもできるでしょう。さらに自席を設定しないフリーアドレス制に改めるなど、新しい取り組みをスタートさせるきっかけにもなります。環境を変えることで刺激を与え、社員のモチベーションアップをはかることもできるでしょう。手間と時間はかかりますが、根本的にランニングコストの小さいオフィスとして生まれ変わるため移転を利用してみてはいかがでしょうか。

企業が活動している限りは光熱費、OA機器費、残業代、通信費、賃料など様々な経費がかかります。どの部分に浪費が多いのかは各企業によって異なります。まずは自分の会社のどこに無駄があるのかしっかりと把握するようにしましょう。その上でコスト削減できるところはきっちりと削っていくことが大事です。コストパフォーマンスに優れたオフィスにリデザインするため、いっそ移転してレイアウトから考え直すというのも一つの方法です。コスト削減は無駄遣い防止というだけではなく、企業の純利益を増やすという営利活動でもあります。ぜひ積極的に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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