フリーアドレスは、今や多くのIT企業やベンチャー企業にて導入されています。これから自社に取り入れることを検討している方のために、フリーアドレスはどういったもので、メリットやデメリットは何なのか、さらには導入における準備についてご紹介します。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、社員に固定席を設けない事です。従来は一人一人に固定席としてデスクが割り振られていましたが、その日によって別のデスクを使って働くのがフリーアドレスを採用するオフィスの特徴です。
決められたデスクがないため、部署や課などの区別に関係なく、好きな場所で仕事出来ますし、途中で作業スペースを移動する事も可能です。イメージとしては、図書館のように、それぞれが好きな場所を確保して席に座るものです。大手のIT企業など、時代を先取りする会社にて導入が広まっています。
フリーアドレスのメリット
フリーアドレスにおけるメリットをご紹介します。
まず、社員同士の交流が深まる点です。部署や課に関係なく着席するため、別部署の社員と顔を合わせ、会話を交わす場面も生まれます。社内でコミュニケーションが活性化しますし、それは社内のモチベーションが高まる理由にもなります。また、その時の気分で好きな場所を選んで働けるため、社員それぞれが気分転換しやすい環境を整えることができます。
さらにフリーアドレス導入におけるメリットとして、コスト削減があげられます。外回りや出張の多い企業では、社員が外出している時間帯は空席となり、賃料のコストが無駄になります。ですが、フリーアドレスを導入すると、空いているデスクは社員に共有され、無駄を省くことができます。業態によりますが、在籍する社員の人数よりも少なめに見積もったデスクであっても作業出来る場合があり、そうするとオフィスの規模を狭め、賃料の負担を削減することが出来ます。
セキュリティ面においても、フリーアドレスは優れています。空席は誰でも使用できるため、資料やデータ等をデスクの上に放置する事はまずありません。すると、荷物をデスク上に置いておく習慣がなくなり、社員それぞれのセキュリティに対する意識が高まるでしょう。また、PCを共有して重要なデータのみ自身で所持する形になると、機密情報が簡単に漏洩しづらくなるのも利点ではないでしょうか。
フリーアドレスのデメリット
フリーアドレス制のデメリットのひとつは、上司として、部下の勤怠を管理しにくくなるという難点があります。ぱっとオフィスを見渡す限りでは、一目で直近の部下が出勤しているか分かりづらいです。このデメリットから、出社時間や休憩時間がルーズになりやすいため、抜け目なく勤怠管理が出来る工夫をする必要があります。
さらに、フリーアドレス制は場合により、実質的な固定席になる場合があります。仲のいい仲間が集まるケースも当然あり、そうすると新入社員や中途採用の社員が、人間関係を培いづらい場になるリスクもあるでしょう。
フリーアドレスの導入準備
オフィス選び
フリーアドレス導入の準備としては、取り入れられるオフィスを選択する必要があります。オフィス全体は、長方形と丸型のオープンデスクが合わせられる形が良いでしょう。また、従来型のレイアウトに比べ、フリーアドレス制を導入すると省スペースになります。従来よりも座席数を増減させやすいため、今後の人員導入も見据えて、オフィスの広さを決めてください。
必要な設備
フリーアドレス制を導入するにはまず、専用のデスクが必要です。固定席向けのデスクではなく、横幅のあるテーブルを用意します。向かい合わせにテーブルを設置する場合、社員の集中力を高めるためにデスクトップパネルやサイドパネルを準備しておくのも良いでしょう。各席にコンセントを完備しておく事、貴重品の管理に必要な鍵付きのパーソナルロッカーも欠かせません。また、フリーアドレス制の場合は近くに集まって打ち合わせが始まるケースもあります。様々なケースに対応できるよう、有線と無線のインターネット回線も必要です。
外来者が来た時、あるいは周囲に聞かれたくない会議をする時のためを考え、会議室などの共有スペースが設けられるかどうかも考えておきましょう。フリーアドレス制の場合、デスクトップパソコンよりも、一人一人がノートパソコンを所有する方が業務をしやすくなりますが、デスクトップパソコンの場合にはデータの保存設計等も十分に計画する必要がでてきます。
導入にあたってのポイント
フリーアドレス制導入のポイントは、会社都合で取り入れない事です。業種によっては固定席の方が業務の効率化を図れる場合があり、フリーアドレスではスムーズに作業ができなくなる部署も生まれるかもしれません。特に、パソコンではなく書類ベースであったり、チームプレイが重要な職種だったりする場合は、フリーアドレス制が不向きである可能性があるため、入念に検討しましょう。
また、場所の説明がしづらいというデメリットを解消するため、エリアごとの名称や番地を決めておくと便利です。それを社員全員で共有することで、不便なく意思疎通ができるようになります。
オフィスにフリーアドレス制を導入した上で得られるメリットやデメリットは様々です。決して良い部分だけではなく、悪い部分も加味した上での判断をしないといけません。そして、フリーアドレス制を取り入れるならば、まずは導入にあたって準備が必要です。導入によってどんな影響が出るかは企業の状態や業種によって異なるため、中長期的な運用を見据えて決断するようにしましょう。
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