狭いオフィスを有効活用するアイディア

人数に対してぎりぎりの広さしか確保できないというオフィスもあるでしょう。狭いオフィスはスタッフにストレスを与え、作業能率を下げてしまう恐れがあります。

とはいえ、移転に踏み切るには費用もかかり大変ですが、アイディア次第で狭いオフィスを有効活用することも可能です。ここでは狭いオフィスを有効に活用する方法をいくつかご紹介します。

 

狭いオフィスが与える効果

オフィスの適切な広さは1人当たり2坪から2.5坪といわれています。会議室などの個室数やレイアウトにもよりますが、これより狭いオフィスではスタッフに閉塞感を与え、ストレスを感じさせてしまうことが考えられます。また、仕事に集中するにはデスクの幅が1,400mmは必要ともいわれています。この幅が確保できないと、隣の席の人が何をしているのか気になり、集中できないなどの弊害が発生してしまうのです。

オフィスが狭くなるのは、さまざまな理由があります。特に人員増によって手狭になることはよくあるでしょう。スタッフが1人加わっただけでも、デスク、ロッカー、所持品なども合わせて増えるわけですから、その圧迫感はけっして小さくありません。また、営業年数を重ねるにつれ雪だるま式に増えていく契約書などのビジネス文書もオフィスを狭くする大きな原因です。

 

広く見せる方法

手狭になったオフィスを少しでも広く見せるには、さまざまな方法があります。手軽にできるものから紹介しましょう。

目線を低くする

パーティションを下げることで圧迫感を軽減することができます。ただし、デスクが小さすぎるとかえって隣席の人が気になるので注意しなければいけません。

書類の電子化をする

かさばる書類をスキャニングして、サーバやハードディスク内で管理するようにすれば、これまでオフィスの壁一面を専有していた書類棚を撤去することも可能です。文書保管のために大きなオフィスを借りている企業もあるかもしれませんが、書類の電子化を利用すれば家賃を大幅にカットすることもできるでしょう。

また、膨大な紙の書類の中から必要なものを探し出すのは下手をすれば一日仕事にもなりかねません。しかし、サーバで共有できれば自分のパソコンから瞬時に検索もでき、作業効率をアップさせることができるでしょう。営業先や出張先からも参照でき、ビジネス・シーンでの有効活用が期待できます。

共有スペースを有効活用する

オフィスが狭いと打ち合わせスペースも十分に確保することができません。しかし、実は「月に3回程度しか使用しない会議室」というような空間を見落としている場合もあります。会議以外にも使用できるスペースにするなど、多目的ルームとして活用するというのも一つの方法です。

 

有効活用する方法

フリーアドレスにする

従来のように自分の席が決まっているオフィスではなく、誰がどの席を使ってもいいフリーアドレスを採用する企業が増えています。特に外回りスタッフ、直行・直帰、出張の人が多いような職場でならば、限られた空間をのびのびと使用することができると好評です。

パーティションを区切る

狭いオフィスではどうしても隣の席との距離が近くなりがちです。それぞれの作業に没頭するためにも、しっかりとパーティションで区切っておくようにしましょう。作業に集中できる環境を作り上げることで、生産性の向上にもつながるのです。

1人あたりのスペースの見直し

1人あたりのデスクの奥行きは70mmが標準とされています。しかし、オフィス滞在時間が短くノートパソコンでの作業が中心となる営業スタッフならば、奥行き60mmでもそう不快感はないでしょう。スタッフが日頃どのような形で働いているのかを正しく理解して、1人あたりのスペースを見直してみるのも一つの方法です。

 

長期的な解決手段

以上のように狭いオフィスをさまざまな工夫によってある程度快適にすることは可能です。しかし、抜本的に解決するために長期的には移転も視野に入れることをおすすめします。

オフィス移転を考えるにあたっては、まずどのような理由で手狭になっているのかを正確に把握することが必要です。もし、スタッフが増えたことが一番の原因ならば、狭いオフィスでは物理的な限界もあるでしょう。早急に移転を実行することをおすすめします。しかし、現状の人数に合わせていては遠からず再度引っ越しが必要になってしまうでしょう。必ず、5年先の事業計画まで考えてトータルで何人増えることになるのかシミュレーションしてみることをおすすめします。

もし、文書類がかさばっていることが主な原因ならば、オフィスを移転する必要は必ずしもないかもしれません。まず、どこまでの文書を電子化できるのか、それによってどれぐらいオフィスが広くなるのかを計算してからでも問題ないでしょう。最近では全文書を電子化してしまう企業も増えています。文書の電子化と移転のためのコストを比較して検討してみてはいかがでしょうか。

オフィスを手狭に感じているならば、まず、なぜそう思うのか原因を正しくつきとめてください。レイアウト変更、スペースの有効活用、文書の電子化などである程度オフィスを広く感じさせることもできます。しかし、やはり根本的に移転が必要となるケースもあるのです。どちらが適切なのか、まずは正しく判断することからスタートしてみてはいかがでしょうか。

 

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