企業の大きさに関わらず、オフィスで過ごす上ではできるだけ経費を削減したいですよね。
経費削減を達成することができれば、利益率向上に繋がり、お給料として自分のもとに戻ってきます。
しかし、経費削減とは言っても、具体的にどんな方法で削減をしていけばいいのかわからない方も多いでしょう。
今回はオフィスで活躍する経費削減のアイデアをご紹介します。
①経費削減の対象を把握しよう
まずは、オフィスの経費削減をする対象を把握することが大切です。
経費の削減のためだとは言え、全ての項目が対象になるわけではありません。
手をつけやすい対象としては、全体の支出に対して大きな割合を占めるものから目を付けるべきでしょう。
もしくは簡単に削減できそうな項目に的を絞るのも有効的です。
たとえば、電気代や水道代などは普段の生活を少し気をつけるだけで削減に繋がります。
対象を把握することで、社員の共通認識として目標を定めることも比較的容易になることでしょう。
②具体的な経費の削減方法を決める
経費削減の項目が決まれば、具体的な方法を決めていきましょう。
電気代を節約するのであれば、残業できない日を決める、使わない部屋はこまめに消すなどコスト削減可能な方法を立案していきます。
もし、現在すでに経費削減の対策を実施しているにも関わらず削減ができていないのであれば、業務全体を見直すことも必要です。
③目標を決めて実行する
具体的な目標を設定することも大切です。
1ヶ月◯◯円節約する、◯％コストダウン！など、数値目標で掲げると良いでしょう。
目標を掲げないと、せっかく具体的に決めた経費削減の方法もどこか他人事のように聞こえてしまう方もいるかもしれません。
目標の数値次第では、オフィス内の従業員全員が常に意識して取り組まなければ達成することが難しくなってしまいます。
一人一人が経費削減に協力できるように、オフィス内に目標達成のためのポスターを掲示するのも良いでしょう。
オフィスで経費削減するアイデア特集
ここからは、実際にオフィスで活用できる経費削減のアイデアをご紹介します。
①事務用品の削減
実は経費削減は難しく考える必要はなく、誰でも簡単に始めることができます。
その中でも「事務用品」は手をつけやすい項目と言えるでしょう。
オフィスにはある程度の在庫を設けていると思いますが、「発注点」を改めて考え直すのも一つの方法です。
ボールペンや消しゴムなど、消費スピードが格段に遅いものについては10本ストックしていたところを、5本に減らすなど事務用品を購入するタイミングを遅らせてみましょう。
また、誰も使っていないものは捨てるようにすることで無駄な在庫を抱えることもなくなります。
他にも事務用品を店頭で購入するのではなく、ネットでまとめて注文し、ポイントを有効活用する方法もおすすめです。
まとめて購入すれば備品を片付ける時間も省けてさらに効率的ですね。
②印刷物の削減
事務用品と同等に、コピーや印刷物のコスト削減も手がつけやすい方法です。
社内用の印刷物には安いコピー用紙を使う、コピー用紙はできるだけ両面使用する、カラーは極力使わず白黒を標準にする、などの方法があります。
インク代、用紙代を無駄に使わずに済みますので、期待以上のコスト削減を図ることができるでしょう。
③ペーパーレス化を導入しよう
さらに印刷物の削減を図りたい方は「ペーパーレス化」をおすすめします。
たとえば、社内会議のためにコピーしていた配布資料を廃止し、全てパソコンにデータで閲覧できるようにしたり、ささいな連絡事項もメールやチャットで済ますようにすると良いでしょう。
すると日常使われていた用紙は大幅に削減されます。
④水道光熱費の削減
これは一人一人の意識に関わってくる項目ですが、水道光熱費も削減できます。
水を出しっぱなしにしない、エアコンの温度は一定に保ち、使用時間を決めるなど、ほんの少しの制限で水道光熱費の金額は大きく変わります。
また、残業をすればするほど照明に使われる電気も多く発生するため、「ノー残業デー」を設けるなどして対策すると良いでしょう。
今では電気会社も選べる時代となっているため、経費削減をきっかけに電気料金・電気会社の見直しもしてみてはいかがでしょうか。
⑤家賃の見直し
毎月かかる固定費の代表として「家賃」があります。
「家賃は決まっているものだし、変えようがないのでは？」と思いがちですが、交渉次第で家賃を下げることも可能です。
もし交渉が成立しなくとも、現在使用しているオフィスに全く使用していない空間があるとするならば、その分を家賃から値下げしてもらうなど対処できる場合もあります。
スペースを最小限に抑えるだけで、固定費を削減することができるのであれば、1ヶ月では微々たる金額だったとしても、1年間に直すと相当の経費を削減可能にすることができるのです。
⑥通信費の削減
通信費は欠かせない経費となるため、削減は難しいでしょう。
しかし、プロバイダ会社をより安い契約先へ変更したり、使用していない電話回線を解約したりと、改善策はいくつかあります。
⑦人件費を考える
人件費は一番難しい経費削減です。
安易に人件費を削るため人員整理をしても意味がありません。
ここで考えるべきは、「費用対効果」です。
1時間の作業時間の中で無駄な動きがないかどうか、データ整理をもっと効率的に進めることができないかどうかなど1人が1時間あたりどのくらいの生産性があるのかを考えると良いでしょう。
場合によっては新しいシステムを導入して、今まで人間が作業していたものを機械に任せた方が費用対効果が見込まれることもあります。
オフィスの経費削減は一人一人の意識次第
経費削減のアイデアをご紹介しましたが、意外と手をつけやすい項目があったのではないでしょうか。
1ヶ月で効果が出るもの、長期的な削減対策になるものとさまざまですが、少しでも会社の利益率アップのために試してみる価値はあります。
経費削減は一人一人のオフィス内での過ごし方によって大幅に左右されます。
この記事をきっかけに会社の経費について話し合ってみてはいかがでしょうか。