賃貸オフィスの賃貸契約書を紛失した時は？再発行の方法は？

オフィスの賃貸契約をする際にもらう書類の中に賃貸借契約書があります。賃貸借契約書とは、簡単に言うと賃貸物件を借りるための契約書のことです。貸主と借主で締結するもので、２通同じものを作成し、貸主と借主が割印を押して一部ずつ契約終了時、または退去の時までそれぞれ保管する大切な書類です。

不動産賃貸をめぐるトラブルにはいろいろなものがありますが、その中でも賃貸借契約書紛失の相談があります。契約書は最も重要な書類のひとつであり、決してなくしてよいものではありません。

では実際、賃貸借契約書をなくしてしまった場合どのような不都合があるのでしょうか。また対処法はあるのでしょうか。再発行の方法は？今回は、このような質問にどうすれば良いのかお答えしていきます。

賃貸借契約書の内容とは

1. 解約予告方法と契約期間

退去時に書面で通知するのか、解約予告時期は何カ月前か。いつまで部屋を借りられるのか。

2. 損害賠償金や違約金

契約違反などの理由で契約解除になった場合に発生する損害賠償金や違約金。

3. 使用上の禁止事項について

直ちに契約解除になってしまう条件。例えば、楽器禁止やペット禁止など。

4. 原状回復について

退去時に、借りていた部屋を借りた時の最初の状態に戻す工事を原状回復と言います。工事代金は、事務所の場合、基本借主が負担します。その際、どこまで元通りにすれば良いかなど。

5. 保証金の返還

契約時に預けた保証金が退去後いつ返還されるのか。

その他、館内の規則など

このような条件が賃貸借契約書には書かれています。契約書は貸主と借主が両方持っているので、トラブルが起きた時にはそれを見れば解決ができます。しかし、契約書を作成していない場合や、なくしてしまった場合トラブルを解決するのが困難になります。

再発行は可能か？

賃貸借契約書をなくした場合、直ちに契約解除になることや、家を追い出されるようなことはありません。問題なく賃貸を続けている場合は契約書が有無しに関わらず問題はありません。しかし、何かトラブルが生じた場合は、契約書の有無は関係があり、自分の立場を守るためにも、契約書をなくさず手元に置いておくことが重要です。

では、賃貸借契約書をなくしてしまった場合はどうすれば良いのでしょうか。

まず考えられるのが、契約書の再発行です。再発行の際出てくる問題は、再発行した契約書の内容が最初に作成した契約書と少しでも違ってしまった場合、どちらを優先するかは作成日で決まります。しかし、同じ日付で再発行した場合はどちらの契約書を優先すべきかわからず困ってしまいます。最悪の場合、裁判をして決着つけることになる可能性もありとても困難です。

過去の日付で契約書を再発行することは、法的に問題はありませんが、ほとんどの不動産会社が以上のようなリスクを気にします。

また、再発行した日付に変えて契約書を作成した場合、再発行した契約書の内容が変更されてしまっても、日付が新しい変更後の契約書が優先されてしまいます。

これらのことから、再発行は可能ですが、再発行によって元の契約書を証明することが困難になりますので、なかなか不動産会社が契約書の再発行に応じてくれるのは難しいでしょう。

他に考えられることは、賃貸借契約書をコピーしてもらうことです。契約書は不動産会社により保管義務がある５年間は保管されているので、不動産会社に相談しコピーをお願いしてみましょう。また、手数料がかかる可能性がありますのでその点は確認しましょう。

契約書紛失により起こるトラブルとは

入居中のトラブルには、一般賃貸の場合はペットを飼ったり楽器を鳴らしたりなどが考えられます。また、オフィスなどでも考えられる、契約更新時や解約時の原状回復における敷金返済などのお金に関するトラブルはとても多くなっています。もし、契約書をなくしてしまった場合、こうしたトラブルが起きてしまう可能性があり、スムーズにトラブルを解決するのが困難になります。

契約書の内容を覚えていただけでは、貸主と借主の両方の意見が食い違った場合、証拠として契約書はとても重要になります。

また、賃貸物件を使い新たな事業を起こす際に、役所に許認可を必要とする事業などの場合、申請の際にほとんどが契約書の提示を求められることになります。契約書をなくしてしまった場合、許可が取れず事業が始められなくなります。このようなケースではコピーでは受け付けてもらえないので、原本はなくさないことがとても大事です。

契約書紛失時の解決法

契約書コピーでさえ、不動産会社に断られた場合は、各都道府県庁の相談窓口に相談してみましょう。また、契約している不動産会社が所属する業界団体や、国民生活センターなどにも相談できます。あきらめる前に公的機関に相談をお勧めいたします。

まとめ

賃貸借契約書があれば、未然にトラブルを防ぐことにつながります。また、契約書をなくしてしまった場合の対処方法も参考にしてみてください。何より賃貸借契約書はとても重要な書類になりますので、退去するその日までなくさないよう大切に保管しましょう。