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働き方改革により日本でも浸透してきている「フリーアドレス」。新型コロナウイルスの影響で、多くの企業が新しいオフィスの在り方を求められて、「フリーアドレス」についてもどのように活用するかを再考する必要が出てきています。
そこで今回は、新しい働き方を実現するために「フリーアドレス」のメリット・デメリットそしてデメリットの解決策などをご紹介、失敗しない新しい働き方を実現する秘訣を考察していきます。
フリーアドレスとは
従来のオフィスでは決められた位置にデスクを配置し、一人一台デスクが与えられ、その与えられたデスクで働いていましたが、フリーアドレスでは一人ひとりの社員が個人専用のデスク（自席）を持たず、そこで働く人が自由に働くデスクを選択できるオフィススタイルのことを言います。
要は「自席」という概念をなくし、空いている席や自由な場所で働くことができるのです。それがフリー(＝自由な)アドレス(＝所在)です。
フリーアドレスのメリット
（1）コミュニケーションの活性化
部署や部門間を超えた社内コミュニケーションが活性化し、これまで想定もしていなかったアイディアやコラボレーション企画の発展へと繋がり、生産性の向上にも期待が持てます。また部署や役職といった垣根を越えてコミュニケーションをとることで、会社全体に一体感が生じ社員のモチベーションが向上して仕事の効率UPにも繋がります。
（2）省スペース化・コスト削減
フリーアドレス化にすると社員全員分のデスクや固定スペースを用意する必要がなくなるので、オフィススペースの削減につながります。また、社員の増減や部署異動などがあっても、部署に関わらず自由な席に座れるので、レイアウトの変更や、電話回線、電源、LAN設備などを変更するコストもおさえられます。さらに、システムをモバイルワーク化することで、紙ベース資料の電子化が推進されます。それはペーパーレス化に繋がり紙代はもちろんコピー機削減など経費削減ができます。
（3）オフィス環境の美化
社員は仕事が終わると共有のデスクという意識がありますので、個人の持ち物を置きっぱなしにできず、デスク周辺に仕事の資料が山積みになっていることがなくなり、オフィス内はいつもきちんと整理整頓されている状態になります。
（4）主体的行動力の強化
固定席があると集中作業も、コミュニケーションも、休憩も、全てある程度自席でおこなえてしまいますが、フリーアドレスでは、自分がどの席に座るかという選択から始まります。今おこなうべきことをするために、この場所を選択しようと自ら考え行動する（働く場を選ぶ）という習慣が身につくため、一人ひとりの主体性や自律性を高めることができます。
フリーアドレスの課題やデメリット
（1）集中力の低下
執務エリアがコミュニケーションエリアとなり、周りが気になり仕事に集中することができないと言った社員もでてくる可能性があります。
（2）社員の居場所がわからない
日によって、または時間によって社員が座っている席が変わるため、業務の連絡、外線や来客の取次ぎが難しくなります。
（3）全体のマネジメントが難しい
部署や部門内の報告などコミュニケーションが取りにくく部署内の一体感などが希薄になる可能性があり、マネジメントがしにくくなります。
（4）導入に費用がかかる
システムをモバイルワーク化する必要があるため初期導入コストがかかります。
新しい働き方を実現する秘訣
（1）業務にあわせたスペースの確保
業務によってオフィスに整備する環境は異なります。アイディアを求められる業務であれば、集中できる個室を用意する。会議が必要な業務であればWEB会議ができる環境を用意する。など、それぞれの業務に合わせた環境や便利なグッズを用意することをおすすめします。
（2）業務ルールの明確化
フリーアドレスを導入する前に業務ルールを明確化し、社員が混乱しないようにしておくことが大切です。情報共有のルールを決める。マネジメント方法を決める。など、業務が円滑に進むように、企業にあったルールを定めておきましょう。
（3）在席管理システムの採用やモバイルロッカーの設置
社員の居場所がわからない場合は在席管理システムを採用するのも1つの方法です。またモバイルロッカーを設置し、自身の写真や名前が存在するだけで、「自分はこの企業に存在しているのだ」という帰属意識へと繋がります。
（4）ICT環境の整備
フリーアドレス変更時に業務プロセスをあらかじめ決めておき、ICT環境を整備することによってマネジメントを強化することができます。
まとめ
近年注目を集めるフリーアドレスオフィスについてご紹介いたしました。フリーアドレスを導入することで、コロナ禍にも対応した働きやすいオフィス環境になり、ビジネス促進・生産性向上につながる一方、一定のデメリットも存在します。メリット・デメリットを把握した上で、上手くフリーアドレスを活用できるオフィス環境づくりを一度ご検討されてはいかがでしょうか。
当社では、オフィスに関する総合的なサポートサービスを行っており、効果的なフリーアドレス導入を推進するお手伝いもさせていただいております。オフィス構築についてお悩みや、ご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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