整理整頓されたオフィスが生産性を上げる！そのポイントとは？

2023年12月11日

福田勇人

オフィスのデスクはいつも片付いていますか？常に散らかった状態で仕事をしていると、大切な資料をなくしてしまうことや、必要な書類をすぐに見つけ出すことができないなど、大きな失敗につながるリスクがありますよね。

今回は、主に固定席で働くオフィスワーカーのデスクについて、整理整頓することがもたらすメリットや整理方法をご紹介いたします。オフィスのデスクを整理整頓することが業務改善にもつながりますので参考にしてください。

デスクを片付けるメリット

仕事に集中できる

オフィスのデスクが片付いていると仕事がしやすく、集中しやすくなります。意識をしていなくても、脳は目に見えることから情報を得ていますので、デスクが散らかっていると関係ない情報まで入ってくるため気が散る可能性が高くなってしまいます。

デスクを片付けることで集中力を高め仕事をスムーズに進めましょう。

探し物がすぐに見つかり時間短縮できる

「人は1日10分、成人人生の3680時間、実に153日間を探し物に費やしている」という統計があるそうです。デスクが散らかっていると、探し物をする際に時間がかかり、無駄な時間が増えてしまいますね。

処理能力がアップする

常にデスクが片付いている場合、必要な情報を合理的に取捨選択する判断力が身につくことが考えられます。仕事の処理能力も上がり、効率の良い仕事が期待できます。

また、計画的に仕事が進めやすくなるため、気持ちにも余裕ができストレスなく業務にあたることができます。

整理方法のポイント

整理整頓するためには、どうしたら良いでしょうか。基本は、いらないものを処分することです。まずは”いるもの”と”いらないもの”に分ける作業から始めましょう。

明確な判断基準を持つために、身の回りのものを分けてみましょう。

いま使うもの

今日もしくは、明日使うものを指します。例えば、パソコンや、今週発表するプレゼンの資料などがそれにあたります。

いつか使うもの

１か月以内や半年以内など「いつか」の期限を設けて仕分けしましょう。できるだけ短い期限に設定した方が良いでしょう。

その期限が終わり、使い終わったら処分することがとても重要ポイントとなります。

いつまでも使わないもの

すぐに処分しましょう。ただし、処分していいかわからない場合、処分の決裁権がある人に相談して片づけを行いましょう。

整頓のコツ

いるものといらないものを分け、いらない物は捨てる整理を終えたら整頓に取り掛かります。

整頓とは、必要な物を必要な時に必要なだけ取り出せるようにしておくことを頭に入れておきましょう。

よく使うものと使わないもので置き場所を決める

整理後に残っているものを使う頻度で仕分けしましょう。

例えば、毎日使うもの、2.3日に1回使うもの、1週間おきに使うもの、といった具合に細かく仕分けします。使う頻度が高いものほどデスクの上や近くの棚におき、あまり使わないものは、倉庫や資料室に置いておくのも良いでしょう。

物の定位置を決めておく

デスクで利用したものは置きっぱなしにせず、必ず片付ける習慣をつけましょう。

また、みんなで共用して使うハサミやガムテープなどの備品は定位置を決めて置かないと、探すのに時間がかかることや、見つけられずに発注したら、翌日に見つかったなどといったことにもなりかねます。

探している時間や発注にかけた時間は無駄な時間となってしまいます。たった数分だとしても、社員一人一人のむだが積み重なると、膨大な人件費と時間の無駄につながってしまいます。

そのため、使う頻度が低いものはみんなでシェアして使い、定位置を決めてみんなが把握できるようわかりやすくしておくことが重要です。

書類の整理

書類は意識して整理しないとどんどん増えてしまいます。書類をしっかり整理し、デスクを使いやすくするためには、専用のファイリングツールを利用するなどの工夫が必要です。お勧めは、案件ごとにファイリングし、クリヤーホルダーに入れて見出しを付けておくことです。見出しを付けることで、必要な書類をひと目で見つけ出すことが可能です。