オフィスの移転には様々な手続きが必要となります。その中でも、本社・本店の移転登記をする方法について必要な情報を整理しておきましょう。事前に手順や必要な事柄を把握しておけばスムーズに手続きを進めることができるでしょう。
本社移転の登記をする方法
本社移転の場合、移転先によって以下の2つの方法に分かれます。それは、現オフィスと移転先のオフィスが同じ法務局の管轄となる場合と、現オフィスと移転先のオフィスが違う法務局の管轄となる場合です。管轄の法務局が変わるかどうか判断に迷う際には、法務省のホームページなどで転居先の場所がどこの法務局の管轄地域になるのかをすぐに調べることが可能です。
現オフィスと同じ法務局の管轄
現在のオフィスと移転先のオフィスが同じ法務局の管轄だった場合、商業登記の手続き窓口は今までと変更ありません。しかし、単純に市町村別に管轄が分かれているわけではありませんので転居の際には必ず法務局の管轄地域を確認しておきましょう。法務局には本局、支局、出張所がありそれぞれが管轄地域を持っています。不動産登記と必ずしも同じとは限りませんので注意が必要です。
現オフィスと違う法務局の管轄
これまでの法務局の管轄地域とは別になるなら、登記申請手続きは本店移転前の法務局用と移転先用の法務局用の2部作成しなければなりません。さらに、本店移転後の法務局用には設立の時と同じくすべての登記事項をＯＣＲ別紙、または電子データで申請し直す必要があります。
本社移転の登記にかかる費用
本社移転の際には登記費用も掛かります。同じ法務局の管轄内で移転する場合、本店移転登記や郵送料などを含めて6万円ほどかかるでしょう。また、管轄外の場所へ転居する場合には、それぞれに書類の送付が必要となるため、10万円以上はかかると考えておきましょう。もちろん登記内容によっていくらか価格は異なりますが、基本的な相場として覚えておくと役立ちます。
このように管轄内か管轄外かによって、費用が大きく変わりますので、こうした手続き上の費用を考えて、法務局の管轄内での本社移転をまずは模索したほうがいいかもしれません。もしも管轄内に良い立地条件や、コストパフォーマンスの良い物件を見つけることができた場合、オフィス移転に伴う種々の手続きも単純に管轄外に移転する時に比べて半分近くに抑えることができます。もちろん第一にすべきなのは、転居する理由や、転居先での目的に合致する物件を見つけることですので、優先順位を定めて物件選びをしていきましょう。
移転するときの注意点
オフィス移転の際に注意すべきこととして、まずは住所表記の仕方があります。住所表記の際には各都道府県名と同一の都市名の場合、都道府県名を省略して記入することができます。また、政令指定都市も同様に都道府県名は省略して記入することが可能です。地番の表記に関しては、移転先の地域の正式表記で登記しなければなりません。また、会社名の登記についても、類似商号規制は以前より緩和されたとはいえ、誤認されそうな社名となるとあとからトラブルの原因にもなりえます。移転する際には類似商号の調査も忘れずに行うようにしましょう。
少し紛らわしいことの一つに本店移転日はいつになるのかという点があります。通常の引っ越しの場合、転居した日とは引っ越しを完了して住み始めた日を指しますが、本店移転登録の登記上の移転日は、取締役会において本店移転日についての詳細な日程を決定した日が本店移転日として起算されます。ですから、申請日が変更日となるわけでも、引っ越しが完了した日が移転日となるわけでもありません。あくまでも登記は、取締役会で決定した本店移転日の記録に過ぎないのです。
もしも、本店移転日が実際の移転からかなり時間が過ぎている場合は何か問題が生じるのでしょうか。実際のところ、移転日からかなり時間が経過してから、取締役会議事録において移転日が決まるということは少なくありません。場合によっては、数年経過してから本店移転日が決定するということもあるのです。しかし、法律上は本店移転後2週間以内に申請をしなければ罰金が科されることになっています。全てにおいて課されることがあるわけではないにせよ、できる限り2週間以内に申請した方が良いでしょう。
このように本社移転に伴う申請にはいくつかの注意すべきポイントがあります。自社の担当者として適任者がいればそれでも良いのですが、詳しい人がいない場合にはこうした手続きも含めてコンサルティング企業に一任するというのも方法の一つです。もちろんコンサルティング業者に委託するには費用が掛かりますが、委託しない場合に生じる種々の混乱や、そのために生じる通常業務への影響などのリスクを考慮すると、決して高すぎる費用とはならないでしょう。いずれにしても、定められたルールに従って円滑に移転を完了することができるよう準備を整えておくことが大切です。
