【オフィス移転チェックリスト】 すぐ使える!エクセルデータ付き


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オフィス移転は個人の引っ越しとは違い、担当者になった方はやらなければいけないこと、確認しなければならないことが非常に多く、通常業務をしながら、オフィス移転業務もしなければならないので、何の知識もない状態で始めると余計な手間やコストがかかってしまいます。ここでは、オフィス移転をスムーズかつ効率的に進めていくためのポイントをチェックリストとしてご紹介します。オフィス移転を失敗なく、出来るだけ簡単に行いたいという方は必見です。

 

現在のオフィスのチェック

移転が決まったら、まず現在入居しているオフィスの契約をチェックしましょう。

(1)解約予告の時期の確認

移転のタイミングから逆算し、早めに解約通知を発送しましょう。

(2)新オフィスへの入居可能時期

新築ビルへ移転する際は、特に入居可能時期の確認は重要です。旧オフィス解約までに入居できるかどうかの確認は、見学の段階からしっかりと確認しておきましょう。

(3)現オフィスの原状回復の条件を確認

(4)原状回復スケジュール、費用の確認

今いるオフィスの内装を入居時の状態に戻す必要があります。早めに業者を呼んで見積りを取るようにしましょう。また、原状回復工事では貸主との間でトラブルも起りがちです。トラブルが起きない様に、貸主や管理会社との事前の打ち合わせをしておきましょう。

(5)保証金(敷金)の返還時期を確認

返還される保証金額と振り込まれる時期を、現ビルのオーナー、もしくは管理業者に確認しておきましょう。一般的な返還時期は、オフィス引渡しから3ヶ月後、もしくは6ヶ月後です。現ビルの保証金を新ビルの保証金にそのまま流用する事は出来ない事がほとんどですのでご注意下さい。

 

オフィスの選定・条件

(1)移転の目的

オフィス移転の計画を進めるにあたり、「何のために移転するのか」という目的を明確にしておきましょう。エリア、内装、レイアウト、賃料など移転の目的を明確にすれば、ある程度移転先の条件を絞ることができるので、新オフィスの物件探しの手間が軽減されます。

(2)立地・場所

業種にもよりますが、どこにオフィスを構えるかは企業のブランディングにもつながるという意識をもって選択することが必要です。

(3)社員の通勤時間・費用の増減

多くの社員が通勤に時間がかかる、主な取引先へのアクセスが悪い場所は避けましょう。健康被害や業務効率の悪化を引き起こす可能性があるうえ、固定費の上昇にもつながります。

(4)他の入居テナント

どのような企業が入居しているのかもチェックしておきましょう。

(5)コストの確認

イニシャルコスト:保証金(敷金)・礼金・前家賃・前共益費・仲介手数料

ランニングコスト:賃料・共益費・水道光熱費・看板使用料など

 

社内の移転準備

(1)移転スケジュールの立案

移転直前になってから慌ててしまうことのないように、準備は6カ月以上前からスタートさせるのがベストです。解約予告時期を踏まえたうえでオフィス移転日を決定し、大まかな移転スケジュールを作成しましょう。各部門から代表を1人ずつ選んでプロジェクトチームを結成するなどし、チームで取り組むと社内への連絡もスムーズです。

(2)社員への移転計画の説明

移転日が決定したら、従業員への告知を行います。社員個人や部署で移転するものなどを確認してもらい、エクセルなどを使ってリストを作成します。また、引越し当日に共有物の梱包など誰が何をやるのかを決めておきましょう。引越し当日は、インターネット回線等が一時的に使用できなるなど業務に影響が出ることもでてきますので、早目に共有を行いしましょう。

(3)引越し業者の選定

ただ単に金額が安いだけで決定することはせず、複数の業者から見積りをとって、比較することもひとつのポイントです。見積りを依頼する場合は、なにが含まれているかきちんと確認をしましょう。業者によって不用品回収が含まれていたり、内装工事が含まれていたりと様々です。

(4)内装業者の選定

スケジュール、予算、デザインを考慮し検討が必要です。

また、電気・通信等の工事とのスケジュール調整も必要になります。

(5)オフィス移転の概算費用・総予算

オフィス移転のコストを考える際には、移転先の物件家賃や、新しいオフィスの内装工事費用に目が行きがちですが、その他にも引越しに伴う費用や、現オフィスの「原状回復工事」費用も念頭に置いて計画しておかなければなりません。原状回復にもそれなりの金額がかかるので、保証金の返還とともに移転コスト全体を考えるきには必ず把握して計画しておく必要があります。

※保証金(敷金)、礼金、前家賃、前共益費、仲介手数料、現オフィスの原状回復費、移転費用(引越代)、新オフィスのレイアウト費(内装・設備・家具など)

 

オフィスプランニング

契約準備の段階でレイアウトや内装工事の内容を詰めていきます。

以下考慮したい項目をあげておきます。

・作業効率やコミュニケーションを考慮したデスクやキャビネットの配置

・セキュリティや避難通路の確保を考慮した動線

・使い勝手とコストを考慮した間仕切り(パーティション)の素材と施工を選定

・コストを掛ける部分とコストを極力掛けない部分を明確にする

 

その他移転前準備

(1)移転案内状の作成・送付

(2)印刷物住所変更(会社概要・名刺等)

(3)郵便局への転居届提出

(4)設備・リースなどの契約変更手続き

 

オフィス移転後に行う届出

(1)法務局

移転した日から2週間以内に本店移転登記申請書を提出します。なお、支店の場合は3週間以内です。

(2)税務局・都道府県税事務所

移転した日から1カ月以内に各書類を提出します。

(3)社会保険事務所・労働基準監督署

社会保険事務所は、基本的に移転から5日以内に適用事業所所在地・名称変更(訂正)届を提出します。ただし、移転先が同一の年金事務所管内か管轄外の年金事務所であるかによって、手続き方法が若干異なります。確認しておきましょう。

労働基準監督署は、労働保険名称・所在地等変更届は移転日より10日以内に届け出が必要になります。

(4)公共職業安定所(ハローワーク)

雇用保険事業主事業所各種変更届けを移転日より10日以内に届け出ることが必要になります。

(5)銀行口座・クレジットカードの住所変更

 

 

以下のリンクからチェックリストをダウンロードいただけます。

移転の際にご活用ください。

 

オフィス移転というと、移転先ビルを探す事に重点を置くため、移転までにどんな手配が必要なのか、なににどれくらい時間が掛かるのか見落としがちです。

オフィス移転はちょっとしたミスが原因で、スケジュールが遅れてしまうことも少なくありませんので、トラブルなく移転できるよう、チェックリストでミスを防ぎましょう。

実際に経験された方はその大変さを実感されていると思いますが、できれば余裕を持って6か月ぐらい前からオフィス移転の準備は行いたいものです。

また、日頃の業務も行いながら移転作業も行うことになりますので、スケジュールには常に余裕をもって、行動していくことが移転を成功させるポイントです。

 

※移転をお考えでしたら、ぜひ当社へお気軽にご相談下さい。物件選定から契約、移転まで、お客様の理想のオフィス移転がスムーズに進められますようお手伝いをさせていただきます。

 


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