オフィスを解約するにあたり、さまざまな手続きをしなければいけません。
ここでは、解約に手間がかからないように、基本的な流れや注意点をご紹介します。
オフィスを解約するための期間
オフィスを解約するために、まず把握しなければいけないことは「解約予告の期間」です。
解約予告の期間は全てのオフィスで統一されているわけではなく、契約内容により異なるため、必ず確認しておきましょう。
普通借家契約の場合、一般的には以下の解約予告期間がほとんどです。
- 6ヶ月前
- 3ヶ月前
- 2〜3ヶ月前
※定期借家契約の場合は途中解約が認められていない場合が多く、特約に解約条項が無い場合は途中解約ができません。
なぜ解約予告期間が必要なの？
貸主側の立場に立ってみると理由がわかります。
例えば、あなたが突然オフィスを今日限りで退去するとなった場合、貸主側にとっての賃料収入が突然得られなくなってしまいます。
突然このような事態にならないように、貸主側に事前に知らせる「解約予告期間」を設けることで、貸主側は2〜6ヶ月で次の入居者を探すことが可能です。
また、解約予告期間については契約書などに記載があります。もしどこに記載しているか不明な場合はすぐに管理会社にお問い合わせをしてみてください。
解約する際に必要な費用
オフィスを解約する際にどのくらい費用がかかるかについては、契約内容によって異なります。
例えば、期間満了時以外で解約する場合は違約金として３ヶ月分の賃料を請求されることもあります。
原状回復工事費用
オフィスは基本的に、入居時と同じ状態にまでフロアを修復しなければなりません。
これを原状回復工事と言います。
原状回復工事は契約期間内に完了させるのが一般的です。条文では「賃貸借契約期間内に貸室を原状に復して明け渡すものとする」と記載されています。明渡しが遅れてしまうと遅延損害金が発生してしまう恐れがありますので注意しましょう。遅延損害金は賃料の倍額相当額が一般的です。
原状回復工事は貸主指定の業者となることが多く、工事期間は３週間以上はかかることが一般的です。見積もり金額の精査のためにも早めに見積もり依頼をしましょう。
また、入居時に預け入れている敷金は原状回復工事費に充てられないため注意が必要です。
敷金(保証金)
解約するということは、多くの方が移転を考えていることでしょう。
新しいオフィスを契約する際には、敷金または保証金の預け入れが必要になります。
家賃の6カ月から12ヶ月分が相場となるため、用意しておく必要があります。
内装工事費
新しいオフィスに入居するにあたって、内装にこだわることもあるでしょう。
内装が綺麗なことによって従業員の気持ちも整いますし、やる気にも繋がりますよね。
もちろん手をかけないこともできますが、せっかくですからレイアウトや壁紙、床など気持ちを新たに一新してみてはいかがでしょうか。
引越し費用
引越し費用は、現在のオフィスから新しいオフィスまでの距離、荷物の大きさや量などによって異なります。
搬出、搬入の際には養生作業が必要になりますので、業者に依頼することをおすすめします。
全ての荷物を引越しさせるのではなく、この機会に古いオフィス家具などを買い取りして、新しいオフィスで家具を入れ替えるのも一つの手ですね。
どうやって解約するの？
貸主もしくは管理会社から「解約通知書」という書面を取り寄せましょう。
解約は「書面にて」行うことが原則ですので、ＦＡＸもしくは郵送で行います。
もちろん電話で確認をとることをおすすめします。
オフィスを解約する際の注意点
オフィスを解約する際の注意点やポイントをまとめました。
解約後の郵送物
よくありがちなのが、引っ越し後の郵送物です。
転送手続きがうまくできずに、旧オフィスに大事な書類が届いてしまうこともあります。
電話や郵便、各官公への届け出など、庁引越し後の手続きは確認に確認を重ねましょう。
移転する場合は目的とスケジュールを明確に
解約と同時に、移転先への契約手続きを進めていることが多いと思います。
その際は、移転する目的とスケジュールを明確にしておくことが必要です。
これが明確になっていないと、旧オフィスの解約手続きもスムーズに進められません。
スムーズに解約を進めよう
解約に関する期間や費用、注意点は管理会社や貸主によって異なるため、事前の入念な確認が必要です。
特に解約予告期間の認識を間違えてしまうと、そのあとのスケジュールが全て遅れていきますので、注意しましょう。
