オフィスが手狭になったら検討すること|内部増床か増床移転か、後悔しないための完全ガイド

──“成長痛”としてのオフィス問題

事業が順調に拡大し、新たなメンバーが続々と加わっていく――経営者にとってこれほど嬉しいことはありません。しかしその一方で、「デスクが足りない」「会議室が常に満席」「通路が狭くて移動しづらい」といった“成長痛”とも呼べる課題が、オフィス空間に表れてきます。

ワーカーの生産性やモチベーションが落ち込む前に、企業は迅速かつ適切な判断を求められます。それが**「オフィスを拡張する」**という選択肢です。

オフィスの増床には、大きく分けて2つのアプローチがあります。一つは「内部増床」──現在入居しているビルの中で、より広い区画へ移動したり、フロアを追加借りする方法。そしてもう一つが「増床移転」──現在の拠点を離れ、より広く快適な別のオフィスビルへ移るという選択です。

本記事では、それぞれの選択肢における特徴、コスト、メリット・デメリット、交渉のコツに至るまで、実践的な視点から徹底解説します。増床を検討し始めたすべての成長企業にとって、確かな判断と成功への第一歩となる情報をお届けします。

まずは現状を可視化する

「手狭だ」と感じたら、感覚だけに頼らず定量データを集めることが肝心です。

• 社員 1 人あたりの専有面積
• 会議室の利用率と予約待ち時間
• 社内動線の滞留箇所
• 近い将来の採用計画とヘッドカウント予測

これらを把握すると、最小限どのくらい面積を追加すればいいか、あるいはレイアウト変更で吸収できる余地があるかが見えてきます。

オフィスを広げる二つのアプローチ

オフィスが手狭になったとき、最初に検討すべきなのは「いまのビルのまま拡張するか」「新しい場所に移転するか」という選択です。多くの企業が悩むこのフェーズでは、コストだけでなく、働きやすさやブランディング、将来的な拡張余地も含めて、長期的な視点からの判断が重要になります。

ここでは、主に選択される２つの方法「内部増床」と「増床移転」について詳しく見ていきましょう。

内部増床：同じビル内で拡張するという選択

内部増床とは、今入居しているオフィスビルの中で、より広い区画に移動したり、新たにフロアや部屋を追加で借りる方法です。たとえば、現在ワンフロアを借りている場合に、同じビルの別フロアも追加で契約するパターンや、より広い別の区画が空いたタイミングでそちらに移転するなどが該当します。

この方法の大きな魅力は、住所や電話番号を変えずに拡張ができるという点です。法人登記の変更や郵送物の転送など、移転に伴う煩雑な手続きがほとんど発生しないため、業務への影響を最小限に抑えることが可能です。また、ビル内の設備や導線、管理会社との関係性がすでに構築されているため、スムーズに移行しやすいのもメリットのひとつです。

とはいえ、ビルの空室状況によっては希望通りのタイミングで空きが出ないこともあり、常に情報をキャッチしておく必要があります。また、フロアが分断される場合は、レイアウトや社内ルールに工夫を加えないと、コミュニケーションが希薄になる恐れもあるため注意が必要です。

増床移転：ゼロベースで理想を再設計する

増床移転とは、現在のオフィスビルから、より広く、より機能的な別の物件へ移転することです。これには、単に床面積を広げるだけでなく、複数フロアに分かれていたオフィスを一つの広いフロアに集約するなどの意図も含まれます。

この選択肢の最大の魅力は、現在の課題を一気に解決できる可能性があるという点です。「会議室が少ない」「動線が悪い」「セキュリティに不安がある」など、現オフィスで感じていた不便や制約を、移転を機に改善することができます。また、移転自体が企業の成長を象徴するイベントとなり、社外へのアピール材料にもなります。

さらに、立地やビルグレードを変えることで、採用力の強化やブランディング効果を得ることも可能です。たとえば、渋谷や六本木といった感度の高いエリアに移ることで、企業イメージを刷新したいというニーズにも応えることができます。

一方で、移転には多くの準備が必要です。物件探しから契約、内装設計、什器の搬入、原状回復工事まで、数カ月単位の時間とコストを見込まなければなりません。社内リソースが限られている場合は、外部のプロジェクトマネージャーやオフィス移転コンサルタントのサポートを検討するのも有効です。

内部増床のメリットと落とし穴

費用を抑えやすいのは最大の魅力です。什器の再利用率が高く、LAN 配線や空調増設も最小限で済むケースが多いからです。また、管理会社と直接交渉すれば、坪単価の見直しやフリーレント付与を得られる例も少なくありません。

ただしフロアが分かれるとコミュニケーションが希薄化しやすく、コピー機や給湯設備などの固定費が二重三重に増えるリスクがあります。同じプロジェクトメンバーが別階に分断されると、進捗共有がチャット頼みになり、ちょっとした相談のハードルが上がることも覚悟しましょう。

増床移転のメリットとデメリット

一方の増床移転は、働き方を根本から再設計できる点が魅力です。例えば、ハイブリッドワーク前提でフリーアドレス率を高めたり、コワーキング併設型ビルで対外連携を促進したりと、オフィス自体を事業戦略の武器にできます。また、移転告知は社外への“成長 PR”にも直結します。

反面、コストと時間は内部増床の比ではありません。新オフィスの内装一式・引越し物流・原状回復…と費用項目が多岐にわたり、社内稟議も複雑化します。移転後に「通勤が不便になった」という声が出ないよう、既存社員の通勤圏分析も欠かせません。

判断を左右する６つのチェックポイント

1. 賃料総額とキャッシュフロー──10 年収支で比較する
2. 将来の増員余力──5 年先のヘッドカウントを視野に
3. コミュニケーション動線──部署間の距離と視線の抜け
4. 設備アップグレードの必要度──天井高・床荷重・BCP 性能
5. ブランド / ESG 要件──立地イメージや環境性能の適合度
6. プロジェクト期間──社内の工数・意思決定スピード

この６項目をスコアリングすると、どちらが自社にフィットするか定量的に判断しやすくなります。

コストシミュレーションと資金調達

オフィスを広げる際に最も気になるのは、やはり初期投資とランニングコストの総額です。たとえば内部増床で「坪単価 10％アップ × 追加 50 坪」を想定すると、年間の賃料増加分は約 600 万円。しかし実際はこれに加えて増床区画の原状回復保証金や、増員に伴って増える通信費・光熱費などのランニングが上乗せされます。

対して増床移転では、新賃料だけでなく旧オフィスの原状回復費、新オフィスの内装・什器・サイン工事、データ／電源の二重配線期間、物流費、さらには登記変更や名刺・ウェブの差し替え費まで含めると、初年度で 5,000 万円規模に膨らむケースも珍しくありません。とはいえ、これらは一気にキャッシュアウトする必要はなく、最近はファニチャーリースの月額課金や、保証金を 1/3 まで圧縮できる保証サービス、さらには移転費を事業拡大投資として評価する成長資金調達ローンなど、キャッシュフローを平準化する仕組みが充実しています。

投資対効果を最大化するには、単年度の支払い能力だけでなく5〜10 年スパンの総コストと減価償却メリットまで視野に入れ、財務と総務がタッグを組んで資金スキームを組み立てることが肝心です。

交渉を有利に進めるコツ

内部増床であっても、交渉の場では「他ビルへの移転も含めて検討中」というカードを切ることで、貸主側に空室リスクを強く意識させられます。実際、管理会社は退去を防ぐために坪単価の据え置きやフリーレント延長、館内改修負担といった譲歩を提示してくる場合が多いものです。逆に増床移転の際は、複数ビルで LOI（Letter of Intent） を同時提出し、仲介会社には「条件が揃った物件を指名で決めたい」という逆指名型の相見積もりを依頼するのが定石。ほかにも、

看板掲出権の確保：エントランスサインや屋上ロゴの掲出料を交渉
など、賃料以外の付帯条件を盛り込むと総コストを下げつつ社員満足度を上げられます。目的と優先順位を整理し、「譲れない条件」と「代替案で妥協できる条件」を明確に示すことが、交渉を成功へ導く鍵です。

空調時間延長の無償化：働き方改革で残業が減った分、夜間空調費を抑えたい

BCP 対応の拡充：発電機燃料の追加備蓄や非常食を貸主負担で用意

プロジェクト体制とスケジュールの作り方

オフィス拡張は総務部だけで完結するタスクではなく、経営層・各部門・外部ベンダーが一枚岩になって進める“経営プロジェクト”です。まずはキックオフミーティングで「なぜ今拡張するのか」「どの働き方を実現したいのか」を共有し、目的を全社で統一。

次にコンセプト設計フェーズで ABW（Activity Based Working）や ESG スコア、ブランド体験を言語化し、レイアウト要件に落とし込みます。物件選定 or フロア確保では仲介会社と二人三脚で早期に LOI を締結し、競合テナントより先に優良区画を押さえることが重要。続くレイアウト & 内装設計では、集中・協働・リフレッシュをゾーニングし、フリーアドレスと固定席の最適比率を算出。

最後の工事 & 移転準備では IT インフラ敷設、什器・備品発注、社員説明会や座席抽選会を並行して走らせます。内部増床なら3〜4 か月、増床移転なら6〜9 か月が一般的な工程感ですが、採用計画や繁忙期を踏まえ稼働開始後 3 か月間は“ソフトオープン”として段階的に運用ルールを調整すると、定着率が飛躍的に高まります。

ケーススタディ──２社の選択とその後

スタートアップ A 社（社員 40 → 70 名）

成長スピードが速く、機動力を落とさないことを最優先に内部増床を選択。タイミング良く上階の 50 坪区画が空き、賃料据え置きに加えフリーレント 2 か月を獲得。課題だったフロア分断には、2 フロア中央を貫く吹き抜け階段とバリスタ付きの共有カフェを設置し、週次全社朝会を対面開催。半年後の社員アンケートでは「部署をまたぐ相談が 1.5 倍に増えた」「社内イベント参加率が 80％突破」とコミュニケーション低下を見事に回避。

広告代理店 B 社（社員 120 → 150 名）

プロジェクト単位の協業強化と ESG ブランド刷新を狙い、渋谷のZEB 認証ハイグレードビルに増床移転。ワンフロア 450 坪を確保し、100％フリーアドレスとスマートロッカーを導入。賃料は月 200 万円アップしたが、空調・照明の省エネ率 45％改善により年間光熱費を 800 万円削減。移転後アンケートで「横断的な相談がしやすい」85％、「通勤ストレスが減った」82％を記録し、総合満足度は前拠点比＋34pt。新卒採用エントリー数も前年同期比 160％に伸長した。

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まとめ──“最小コストで最大効果”を見極める

スタートアップ A 社（社員 40 → 70 名）

成長スピードが速く、機動力を落とさないことを最優先に内部増床を選択。タイミング良く上階の 50 坪区画が空き、賃料据え置きに加えフリーレント 2 か月を獲得。課題だったフロア分断には、2 フロア中央を貫く吹き抜け階段とバリスタ付きの共有カフェを設置し、週次全社朝会を対面開催。半年後の社員アンケートでは「部署をまたぐ相談が 1.5 倍に増えた」「社内イベント参加率が 80％突破」とコミュニケーション低下を見事に回避。

広告代理店 B 社（社員 120 → 150 名）

プロジェクト単位の協業強化と ESG ブランド刷新を狙い、渋谷のZEB 認証ハイグレードビルに増床移転。ワンフロア 450 坪を確保し、100％フリーアドレスとスマートロッカーを導入。賃料は月 200 万円アップしたが、空調・照明の省エネ率 45％改善により年間光熱費を 800 万円削減。移転後アンケートで「横断的な相談がしやすい」85％、「通勤ストレスが減った」82％を記録し、総合満足度は前拠点比＋34pt。新卒採用エントリー数も前年同期比 160％に伸長した。

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まとめ──“最小コストで最大効果”を見極める

スタートアップ A 社（社員 40 → 70 名）

成長スピードが速く、機動力を落とさないことを最優先に内部増床を選択。タイミング良く上階の 50 坪区画が空き、賃料据え置きに加えフリーレント 2 か月を獲得。課題だったフロア分断には、2 フロア中央を貫く吹き抜け階段とバリスタ付きの共有カフェを設置し、週次全社朝会を対面開催。半年後の社員アンケートでは「部署をまたぐ相談が 1.5 倍に増えた」「社内イベント参加率が 80％突破」とコミュニケーション低下を見事に回避。

広告代理店 B 社（社員 120 → 150 名）

プロジェクト単位の協業強化と ESG ブランド刷新を狙い、渋谷のZEB 認証ハイグレードビルに増床移転。ワンフロア 450 坪を確保し、100％フリーアドレスとスマートロッカーを導入。賃料は月 200 万円アップしたが、空調・照明の省エネ率 45％改善により年間光熱費を 800 万円削減。移転後アンケートで「横断的な相談がしやすい」85％、「通勤ストレスが減った」82％を記録し、総合満足度は前拠点比＋34pt。新卒採用エントリー数も前年同期比 160％に伸長した。

まとめ──“最小コストで最大効果”を見極める

オフィスが手狭になるのは、企業が成長軌道に乗った証です。しかしその“成長痛”に対処する手段は一つではありません。内部増床はコストと時間を抑えながら業容拡大に追随できる現実解、増床移転はゼロベースで理想の働き方とブランド価値を再構築できる戦略カード。

成功の鍵は、投資対効果を“短期の支出”ではなく“長期の価値創出”で測る視点にあります。社員が快適に働き、来訪者が一歩でワクワクする空間を実現できるか――その実現性を左右するのは、綿密なシミュレーションと大胆な交渉です。

物件特性・コスト・将来計画を丁寧に比較し、社内外のプロフェッショナルと協働しながら、最小コストで最大効果を生む拡張戦略を描きましょう。