オフィス移転スケジュール 6ヵ月前～当月まで-賃貸オフィス・賃貸事務所のオフィスター

移転前のスケジュール

6ヵ月前

〇具体的なオフィス物件を絞っていきましょう

具体的なオフィス物件を紹介してもらい、物件の下見に行きましょう。この期間が絶対ではありませんが、解約予告が6ヵ月前のためこの期間で物件を絞っていくのは良い時期です。

〇物件の下見

ビルの下見は数多くみていきましょう。値段の交渉も含め、候補を多く出すことは値段交渉などにも優位に働きます。不動産業者は多く物件を紹介し、ご案内を促進してくると思いますがその理由もあります。

〇下見のポイント

部屋の形、トイレの場所、部屋への導線はみなさんしっかり見ますが、とても大事なことは空調です。規模にもよりますが、間仕切りを多くする場合はそれだけの空調吹き出しが必要となってきます。
空調の方式はセントラル空調、個別空調の２つに分類されますが、昨今ではセントラル空調方式であっても細かいゾーニングに分かれているため、個別空調とほとんど変わりません。大きく変わるのは冷暖の切り替えが大きいゾーニングに分かれているということです。
古いタイプのセントラル方式の空調は１フロア全部で吹き出し、延長の単位も１フロア全部となりますので、課金単価がとても高く非経済的となります。しかり、物件によっては窓側にペリメーターという単独（個別）の空調がついていれば一気に問題解消します。
また、部屋を間仕切る部屋を想定して空調の位置を必ず確認しましょう。思いがけない金額を空調の増設工事でかかります。

〇契約面積がどの範囲かを確認しましょう

100坪以上の面積ではほとんどありませんが、エレベーターホール、トイレ、給湯室が契約面積に入っている場合があります。室内にそれらがあると確実に面積は含まれますが室外にある場合も含まれる場合があります。

〇エレベーターの数について

一般的なエレベーターの数は800坪(述べ面積)に１台といわれています。つまり延べ面積が（1Ｆを除く）2,400坪あった場合は2200÷800＝2.75台となり3台が望ましい台数となります。ここで最近の事例でお伝えすると人荷用は貨物用のエレベーターと兼用になってしまうため、この台数に含まれてしまいます。つまり、2200坪の場合は3台のエレベーターがあり他に貨物用が1台あることが望ましい設計となりますが、人荷用と数え3台となっているオフィスビルが多く、法令的問題はありません。

5ヵ月前

〇候補物件を決め、具体的な賃貸条件を決めましょう

候補となった物件は最後まで天秤にかけることが賃貸条件を有利に進められスタンダードなやり方です。不動産業者にぎりぎりの賃貸条件をオーナーに提示してもらうか検討依頼書を提出して書面を提出することが有効的な手段です。最終的には貸室申し込み書を提出して賃貸条件を固めましょう。

〇その他かかる費用を確認しましょう

その他かかる費用の代表例

電気、水道代金は専用メータにて支払か割り当てかを確認しましょう。細かいところまで確認するにはkwh単位で調べられます。
火災保険にかかる費用内容を確認しましょう。すでに加入している場合はしっかり不動産会社もしくは管理会社に必要の無い旨伝え、無駄な加入を防ぎましょう。
保障委託契約の費用を確認しましょう。面積が30坪以下の場合、この保証委託契約義務を求められます、連帯保証人がつけられ、敷金がしっかり収められるなら委託契約をしなくても保全はできます。不動産会社と相談しましょう。どうしても加入しなければならない場合は初期にかかる費用と年額か月額でかかる費用を確認しましょう。

〇レイアウトをつくりましょう

候補物件の寸法図面に移転先のレイアウトを入れ広さをしっかり確認しましょう。また、レイアウトができますと精度の高い内装費用が計算できます。一度概算で出した費用を詰めていきましょう。また、内装工事の工事区分（Ｂ工事やＣ工事）はこの段階で交渉しましょう。具体的にいうと間仕切り壁をＣ工事で交渉することにより、内装費用を大きく軽減できます。

〇上記がすべて整ったら契約書の中身を合意しましょう

条文調整の中で重要な個所は、更新時の賃料増減についての文言です。一般的に借地借家法で守られていますが、賃貸人にとって有利な条文が入っている可能性が高いです。賃貸借開始前解約や、特約要項などの違約金の月数を確認しましょう。また契約書に載っていない、工事区分を確実に確認することをお勧めします。工事区分を内装業者に渡しておきましょう。これにより、工事区分を加味した費用がでます。また、ここが定まることで移転先の工事業者と打ち合わせを始めましょう。

〇解約予告を提出しましょう。必ず書面にて提出する義務があります。書面はインターネットもしくは不動産業者より取り寄せましょう

4ヵ月前（解約残り6ヵ月前）

〇賃貸借契約を終了させましょう

〇内装工事を固めましょう

レイアウトを固め資材やメーカーなどを固め費用を決めます。またＣ工事だけの内容ではなく、Ｂ工事の内容を貸主側の業者と話を進めましょう。大きくＢ工事が無い場合は問題ありません。ここで内装工事の工期を固め社内や関係会社にも通知をしていきましょう。

3ヵ月前～1ヵ月前（解約残り5ヵ月前から3ヵ月前）

〇面積によっては工事に着手する時期です

坪数が大きい面積を賃借する場合、工事に着手する時期となります。目安として30坪以下の大きさは半月前から1ヵ月前。30坪から100坪の場合は1ヵ月前から。100坪から300坪ほどになると1.5ヵ月前から2ヵ月。それ以上になると2ヵ月前を要します。内装工事にかかる日程は音だし工事が土日・祝日となりますので、日数が大きく膨らみます。30坪以下の面積は電話を開通工事の手配をなるべく早くするべきです。ＮＴＴの都合がつかず、旧ピッチな工事で行う企業が多いですがＮＴＴの都合がつかない場合があるのでご注意ください。